هذا المحضر لمدير الموقع أو مسؤول المشتريات الذي يستلم معدة مستأجرة ثم يعيدها بعد أسابيع، وغالباً بأشخاص مختلفين في كل مرة. فيه قائمة واحدة تُستخدم مرتين، مع البنود التي يُنسى تسجيلها: المفاتيح والملحقات وعداد الساعات والأوراق. بنود العقد والأعطال لها دليلان مستقلان تجد رابطيهما أدناه.
لماذا نحتاج محضر تسليم مكتوباً عند تأجير المعدة؟
المعدة المستأجرة تنتقل بين شركتين وغالباً بين عدة مشغّلين. فإذا عادت بخدش أو بمفتاح ناقص أو بساعات أكثر من المتوقع على العداد، لا يتذكر أحد حالتها في اليوم الأول.
المحضر المكتوب يحمي المستأجر من دفع مقابل ضرر قديم، ويحمي المورّد من معدة تعود وقد تغيّرت حالتها.
ولا ينفع المحضر إلا إذا اطّلع عليه الطرفان. صورة على جوال واحد لم يرها الطرف الآخر ضعيفة الأثر، فأرسلها واطلب رداً يؤكد استلامها.
ماذا تفحص وتسجّل عند وصول المعدة؟
الاستلام ليس فحصاً فنياً كاملاً. أنت تتأكد أن المعدة مطابقة لعرض السعر: الطراز والحجم أو السعة والملحقات، وأي شرط ذكرتَه في طلبك مثل السائق أو شهادة الفحص.
ثم سجّل البنود نفسها التي ستسجلها عند الإرجاع، في قائمة واحدة بعمودين.
| البند | عند الوصول | عند الإرجاع |
|---|---|---|
| قراءة عداد الساعات (إن وُجد) | اكتب الرقم وصوّر الشاشة | الصورة نفسها من الزاوية نفسها |
| مستوى الوقود (أو شحن البطارية) | صورة المؤشر مع ملاحظة | صورة المؤشر مع ملاحظة |
| الملحقات والإكسسوارات | عدّد كل واحد: الجرادل والشوكات والخراطيم والكابلات | القائمة نفسها مع علامة على كل بند |
| المفاتيح | عدّها وسجّل أي مفتاح احتياطي | عدّها مرة ثانية |
| الأدوات والكتيبات والمرفقات | اذكرها | علّم على كل بند |
| الحالة من كل جهة | أمام وخلف ويمين ويسار | الجهات الأربع نفسها |
| داخل الكابينة والإطارات أو السلاسل | صورة لكل منها | صورة لكل منها |
اكتب التاريخ والوقت في المحضر. صور الجوال تحمل عادة التاريخ في تفاصيل الملف، لكن الملاحظة المكتوبة أسهل في العرض.
مثال لسطر في المحضر: "9 أكتوبر، 14:20. حفار، سُجّل الرقم التسلسلي من اللوحة. عداد الساعات 3,208. الوقود ثلاثة أرباع. جردل، سنّتان احتياطيتان، مفتاح واحد. طعجة في الجهة اليسرى، اللوح الخلفي." يكفي أن يكون قصيراً ومحدداً.
إذا وصلت المعدة على سطحة ولم تستطع الحضور، سمِّ شخصاً واحداً في الموقع يعدّ المحضر، وأرسله إلى المورّد في اليوم نفسه.
نصيحة. صوّر عداد الساعات من قرب كافٍ لقراءة الرقم، ثم صوّر لوحة القيادة كاملة، ليتضح أن القراءة من هذه المعدة بعينها.
ما الأوراق والشهادات التي يجب أن تصل مع المعدة؟
اطلب الأوراق قبل التحميل إن أمكن، وراجعها عند وصول المعدة لا بعد أول مشكلة. وهي عادة:
- ورقة التسجيل أو الملكية، إن كانت تنطبق على هذه المعدة.
- شهادة الفحص السارية مع تاريخ انتهائها، للمعدات التي تحتاجها. وفي معدات الرفع يشرح دليل ما الذي تتحقق منه في شهادة فحص معدات الرفع البنود واحداً واحداً.
- أوراق المشغّل، إذا وفّر المورّد مشغّلاً.
ثم أجرِ الفحص الذي يتجاوزه كثيرون: اقرأ لوحة المعدة أو رقمها التسلسلي وقارنه بالرقم المكتوب في الورقة. شهادة سليمة لمعدة أخرى لا تفيدك.
المطلوب يختلف بحسب المشروع ومالك الموقع والبلدية والمؤمّن، فتأكد من مالك الموقع أو شركة التأمين قبل تحريك المعدة. وفي أسئلة التأمين راجع أسئلة التأمين التي تحسمها قبل وصول المعدة.
كيف توثّق الأضرار الموجودة حتى لا تتحمّلها؟
صوّر المعدة من جهاتها الأربع بصور مؤرّخة. وأضف صوراً قريبة لداخل الكابينة والإطارات أو السلاسل والملحق وعداد الساعات. وامشِ حول المعدة بالترتيب نفسه في كل مرة، لتتقابل الصور واحدة بواحدة عند الإرجاع.
حدّد كل أثر موجود: طعجات أو شقوق أو تسريبات أو أسنان متآكلة أو إنارة أو زجاج متضرر. واكتب كل واحد في المحضر مع مكانه من المعدة، مثل "الجهة اليسرى، اللوح الخلفي".
يؤكد الطرفان محضر الاستلام بالتوقيع أو بالتأكيد الكتابي، مع ذكر الأضرار الموجودة. وعملياً، رسالة مكتوبة تقول "تم الاتفاق على محضر الاستلام" أفضل من لا شيء. أما من يتحمل الضرر فيحدده العقد، فاتفقا عليه كتابةً قبل وصول المعدة. وقائمة بنود عقد تأجير المعدات تعدّد البنود التي تُحسم.
انتبه. إذا وصلت المعدة وفيها عيب يؤثر على سلامة الاستخدام، فأبلغ المورّد قبل بدء العمل واتفقا على الخطوة التالية. لا تبدأ العمل على أن تُحل المسألة لاحقاً.
ماذا تفعل في اليوم الأول للتأكد أنها تناسب العمل؟
قبل بدء العمل الفعلي، اطلب من مشغّل مدرَّب ومصرّح له (راجع كيف تتحقق من كفاءة مشغّل المعدة) أن يشغّل المعدة تشغيلاً قصيراً في الموقع. تأكد أنها تدور وتتحرك، وأن أدوات التحكم والأنوار والفرامل وأجهزة التنبيه تعمل. معدات الرفع لا تُجرَّب بحمل تجريبي ضمن هذا الفحص: أي رفعة تتبع خطة الرفع وجدول الأحمال الصادر عن الشركة المصنّعة.
وتأكد على الورق أنها تناسب العمل: المدى والسعة ونوع الملحق وقدرة الإخراج. معدة بحجم غير مناسب، سواء كانت حفاراً أو مولداً، يُفضَّل اكتشافها في الساعة الأولى لا في اليوم الثالث.
ثم داوم على فحص يومي قصير. ويبيّن دليل الفحص اليومي للمعدة والإبلاغ عن العيوب ما تنظر فيه. وإن تعطلت المعدة فاتبع دليل ماذا تفعل عند تعطل معدة مستأجرة.
كيف يتم الإرجاع ليطابق محضر الاستلام؟
أرجعها كما استلمتها: القائمة نفسها وزوايا الصور نفسها والترتيب نفسه.
- نظّف المعدة بحسب الاتفاق. الطين قد يخفي الأضرار، ثم يختلف الطرفان على ما تحته.
- ابدأ بصور عداد الساعات والوقود.
- ادُر حول الجهات الأربع، ثم الكابينة والإطارات أو السلاسل والملحق.
- قارن المفاتيح والملحقات والأدوات والكتيبات بقائمة الاستلام.
- قارن كل صورة جديدة بنظيرتها عند الاستلام. أي شيء مختلف فهو جديد.
- يؤكد الطرفان محضر الإرجاع، ويُفضَّل بحضور المورّد أو كتابةً في الحال.
وإذا أرجعتها قبل الموعد أو بعده، فدليل تمديد الإيجار والإرجاع المبكر والعربون يبيّن أثر ذلك على الاتفاق.
ما أكثر أسباب الخلاف عند الإرجاع وكيف تتفاداها؟
أغلب الخلافات تأتي من أسباب قليلة، ولكل منها وقاية بسيطة.
| الخلاف الشائع | سببه | الوقاية |
|---|---|---|
| مستوى الوقود | لم يُسجَّل مستوى البداية | صورة المؤشر عند الوصول وعند الإرجاع |
| الساعات المستخدمة | لا توجد قراءة عند الوصول | صورة عداد الساعات في المرتين |
| الأضرار | لم يدوّن أحد الآثار القديمة | صور مؤرخة من الجهات الأربع ومحضر موقّع |
| أشياء ناقصة | المفاتيح أو الملحقات أو الكتيبات غير مدرجة | قائمة واحدة يُعلَّم عليها مرتين |
| التنظيف | لم يُتفق على حالة المعدة عند الوصول | ينصّ عليه عرض السعر أو العقد |
| الأوراق | الشهادة منتهية أو لمعدة أخرى | راجع التواريخ والرقم التسلسلي |
الوقود والتنظيف وأجرة الساعات تتبع ما اتُّفق عليه في عرض السعر أو العقد. وإذا عاد الوقود بمستوى يختلف عن مستواه عند الوصول، فالقاعدة المتفق عليها هي التي تحدد من يتحمل الفرق. ولهذا يهم مستوى البداية كثيراً.
كيف تطبّق هذا في Maedah؟
Maedah لا تفحص المعدات ولا تشارك في التسليم. أنت والمورّد تتفقان على البنود فيما بينكما، والمحادثة المرتبطة بعرض السعر مكان مناسب لحفظ هذا الاتفاق كتابةً.
عند نشر طلبك اذكر ما ستتحقق منه عند الوصول، مثل السائق أو شهادة فحص سارية. قارن العروض جنباً إلى جنب، ثم أثِر بنود التسليم في المحادثة قبل قبول العرض. وإن كنت تستأجر معدات الحفر أو معدات الطاقة فاسأل عن الملحقات والمفاتيح والأوراق التي ستصل مع المعدة.
