এই ভাড়ার মেশিন হ্যান্ডওভার চেকলিস্ট সাইট ম্যানেজার বা ক্রয় কর্মকর্তার জন্য, যিনি ভাড়ার মেশিন বুঝে নেন এবং কয়েক সপ্তাহ পরে ফেরত পাঠান। প্রায়ই এই দুই কাজ দুজন আলাদা লোক করেন। এতে একটি তালিকা আছে, যা দুবার ব্যবহার করা যায়, আর চাবি, অ্যাটাচমেন্ট, আওয়ার মিটার ও কাগজপত্রের মতো সহজে ভুলে যাওয়া বিষয়গুলো। চুক্তির শর্ত আর মেশিন বিকল হলে করণীয় নিয়ে আলাদা গাইড আছে, তার লিংক নিচে দেওয়া হলো।
ভাড়ার মেশিন লিখিতভাবে বুঝে নেওয়া জরুরি কেন?
একটি ভাড়ার মেশিন দুটি কোম্পানির হাত ঘুরে আসে, আর প্রায়ই একাধিক অপারেটর চালান। ফেরতের সময় একটা আঁচড়, একটা চাবি না থাকা, বা মিটারে আশার চেয়ে বেশি ঘণ্টা উঠলে, প্রথম দিন মেশিনটি কেমন ছিল তা কেউ আর মনে রাখে না।
লিখিত রেকর্ড যিনি মেশিন ভাড়া নিয়েছেন তাকে পুরোনো ক্ষতির দাম দেওয়া থেকে বাঁচায়। সাপ্লায়ারকেও রক্ষা করে, যখন মেশিন বদলে ফেরত আসে।
তবে রেকর্ড তখনই কাজ করে, যখন দুই পক্ষই তা দেখে। শুধু একজনের ফোনে থাকা ছবি, যা অন্য পক্ষ কখনো দেখেনি, দুর্বল প্রমাণ। ছবিটি পাঠান এবং লিখিতভাবে নিশ্চিত করতে বলুন।
মেশিন আসার সময় কী যাচাই ও রেকর্ড করবেন?
মেশিন আসার সময়ের যাচাই আপনার পুরো পরিদর্শন নয়। আপনি দেখছেন মেশিনটি কোটেশনের সঙ্গে মেলে কি না: মডেল, আকার বা ক্ষমতা, অ্যাটাচমেন্ট, আর রিকোয়েস্টে লেখা যেকোনো শর্ত, যেমন চালক বা ইন্সপেকশন সার্টিফিকেট।
এরপর ফেরতের সময় যা রেকর্ড করবেন, ঠিক সেগুলোই এখন লিখুন। দুই কলামের একটিমাত্র তালিকা রাখুন।
| বিষয় | আসার সময় | ফেরতের সময় |
|---|---|---|
| আওয়ার মিটারের রিডিং (যেখানে লাগানো) | সংখ্যাটি লিখুন, ডিসপ্লের ছবি তুলুন | একই ছবি, একই কোণ |
| জ্বালানির স্তর (বা ব্যাটারি চার্জ) | গেজের ছবি ও একটি নোট | গেজের ছবি ও একটি নোট |
| অ্যাটাচমেন্ট ও আনুষঙ্গিক জিনিস | প্রতিটি তালিকাভুক্ত করুন: বালতি, ফর্ক, হোস, তার | একই তালিকা, প্রতিটিতে টিক দিন |
| চাবি | গুনে লিখুন, অতিরিক্ত চাবি থাকলে তাও | আবার গুনুন |
| সরঞ্জাম, ম্যানুয়াল, সরবরাহ করা জিনিস | তালিকা করুন | প্রতিটিতে টিক দিন |
| মেশিনের চার দিকের অবস্থা: সামনে, পেছনে, বাঁ, ডান | চারটি দিকের ছবি ও নোট | একই চারটি দিক |
| ক্যাবের ভেতর, টায়ার বা ট্র্যাক | প্রতিটির ছবি | প্রতিটির ছবি |
রেকর্ডে তারিখ ও সময় লিখুন। ফোনের ছবিতে সাধারণত তারিখ ও সময় ফাইলের তথ্যে থাকে, তবু লিখিত নোট দেখাতে সহজ।
উদাহরণ হিসেবে একটি লাইন এমন হতে পারে: "9 অক্টোবর, 14:20। এক্সকাভেটর, প্লেটের সিরিয়াল নম্বর নোট করা হলো। আওয়ার মিটার 3,208। জ্বালানি তিন-চতুর্থাংশ। বালতি, দুটি অতিরিক্ত দাঁত, একটি চাবি। বাঁ পাশে, পেছনের প্যানেলে একটি ডেন্ট।" ছোট ও নির্দিষ্ট হলেই যথেষ্ট।
যদি পরিবহনকারী মেশিন পৌঁছে দেয় আর আপনি উপস্থিত থাকতে না পারেন, সাইটের একজন নির্দিষ্ট ব্যক্তিকে রেকর্ডের দায়িত্ব দিন, আর সেদিনই রেকর্ডটি সাপ্লায়ারকে পাঠান।
পরামর্শ. আওয়ার মিটারের ছবি এত কাছ থেকে তুলুন, যেন সংখ্যাটি পড়া যায়। তারপর ড্যাশবোর্ডের একটি বড় ছবিও তুলুন, যাতে বোঝা যায় রিডিংটি এই মেশিনেরই।
মেশিনের সঙ্গে কোন কাগজপত্র আসা উচিত?
সম্ভব হলে মেশিন পাঠানোর আগেই কাগজপত্র চেয়ে নিন। মেশিন পৌঁছানোর সময় সেগুলো যাচাই করুন, প্রথম সমস্যা হওয়ার পরে নয়। সাধারণত যা লাগে:
- মেশিনের রেজিস্ট্রেশন বা মালিকানার কাগজ, যেখানে তা প্রযোজ্য।
- বর্তমান ইন্সপেকশন সার্টিফিকেট ও তার মেয়াদ শেষের তারিখ, যেসব মেশিনের তা লাগে। উত্তোলন যন্ত্রের ক্ষেত্রে উত্তোলন যন্ত্রের ইন্সপেকশন সার্টিফিকেটে কী দেখবেন তা লাইন ধরে ধরে বলা আছে।
- সাপ্লায়ার অপারেটর দিলে অপারেটরের কাগজপত্র।
এরপর এমন একটি যাচাই করুন, যা অনেকেই বাদ দেন। মেশিনের প্লেট বা সিরিয়াল নম্বর পড়ে কাগজের নম্বরের সঙ্গে মেলান। অন্য মেশিনের একটি ভালো সার্টিফিকেট আপনার কোনো কাজে আসবে না।
কী লাগবে, তা নির্ভর করে প্রকল্প, সাইট মালিক, পৌরসভা ও বিমা কোম্পানির ওপর। তাই মেশিন সাইটে পাঠানোর আগে সাইট মালিক বা বিমা কোম্পানির সঙ্গে নিশ্চিত হয়ে নিন। বিমার প্রশ্নের জন্য দেখুন ভাড়ার মেশিনের বীমা: মেশিন আসার আগে কী জিজ্ঞেস করবেন।
আগে থেকে থাকা ক্ষতি কীভাবে লিখে রাখবেন, যাতে তার দাম দিতে না হয়?
মেশিনের চার দিক থেকে তারিখ-দেওয়া ছবি তুলুন। এর সঙ্গে ক্যাবের ভেতর, টায়ার বা ট্র্যাক, অ্যাটাচমেন্ট ও আওয়ার মিটারের কাছ থেকে ক্লোজ-আপ ছবি নিন। প্রতিবার একই ক্রমে মেশিনের চারপাশে ঘুরুন, যাতে ফেরতের ছবিগুলো আসার ছবির সঙ্গে এক-এক করে মেলে।
মেশিনের আগের সব দাগ চিহ্নিত করুন: ডেন্ট, ফাটল, লিক, ক্ষয়ে যাওয়া দাঁত, ভাঙা বাতি বা কাচ। প্রতিটি দাগ মেশিনের কোথায় আছে, সেই অবস্থানসহ রেকর্ডে লিখুন, যেমন "বাঁ পাশে, পেছনের প্যানেলে"।
দুই পক্ষই আসার রেকর্ডে সই করুন বা নিশ্চিত করুন, সঙ্গে থাকা ক্ষতির তালিকাসহ। বাস্তবে "আসার রেকর্ড একমত" লিখে একটি মেসেজ পাঠানোও কিছু না থাকার চেয়ে ভালো। ক্ষতির দায় কার, তা চুক্তিতে ঠিক করার বিষয়, তাই মেশিন আসার আগেই লিখিতভাবে একমত হোন। যন্ত্রপাতি ভাড়ার চুক্তি: সই করার আগে কী কী ঠিক করবেন গাইডে ঠিক করার শর্তগুলোর তালিকা আছে।
সতর্কতা. মেশিন যদি এমন ত্রুটি নিয়ে আসে যা নিরাপদ ব্যবহারে বাধা দেয়, কাজ শুরুর আগেই জানান এবং পরের ধাপ কী হবে তা একমত হোন। কাজ শুরু করে পরে মীমাংসা করবেন না।
প্রথম দিনে কীভাবে নিশ্চিত হবেন মেশিনটি কাজের উপযুক্ত?
আসল কাজ শুরুর আগে একজন প্রশিক্ষিত ও অনুমোদিত অপারেটর সাইটে মেশিনটি অল্প সময় চালিয়ে দেখবেন। দেখুন মেশিনটি চালু হয় ও চলে কি না, আর কন্ট্রোল, বাতি, ব্রেক ও সতর্ক-সংকেতগুলো কাজ করে কি না। অপারেটরের দক্ষতা কীভাবে যাচাই করবেন, তা এই গাইডে আছে।
উত্তোলন যন্ত্রের বেলায় এই যাচাইয়ে কোনো ট্রায়াল লোড তোলা হয় না। যেকোনো উত্তোলন হবে লিফট প্ল্যান ও উৎপাদকের লোড চার্ট মেনে।
কাগজে কাজের সঙ্গে মেলে কি না দেখুন: পৌঁছানোর দূরত্ব, ক্ষমতা, অ্যাটাচমেন্টের ধরন ও পাওয়ার আউটপুট। ভুল আকারের জেনারেটর বা এক্সকাভেটর তৃতীয় দিনে ধরা পড়ার চেয়ে প্রথম ঘণ্টাতেই ধরা পড়া ভালো।
এরপর প্রতিদিন একটি ছোট পরীক্ষা রাখুন। কী দেখতে হবে, তা ভারী যন্ত্রপাতি চালানোর আগে পরীক্ষা ও ত্রুটি রিপোর্ট গাইডে দেখানো আছে। মেশিন বিকল হলে ভাড়া করা মেশিন নষ্ট হলে কী করবেন: প্রথম ঘণ্টার ধাপ অনুসরণ করুন।
ফেরতের সময় আসার রেকর্ডের সঙ্গে কীভাবে মেলাবেন?
যেভাবে পেয়েছিলেন, সেভাবে ফেরত দিন। একই তালিকা, একই ছবির কোণ ও একই ক্রম ব্যবহার করুন।
- চুক্তি অনুযায়ী মেশিন পরিষ্কার করুন। কাদা ক্ষতি ঢেকে রাখতে পারে, আর তখন দুই পক্ষ কী ঢাকা পড়েছে তা নিয়ে তর্ক করে।
- আগে আওয়ার মিটার ও জ্বালানির ছবি তুলুন।
- চারটি দিক ঘুরে দেখুন, তারপর ক্যাব, টায়ার বা ট্র্যাক এবং অ্যাটাচমেন্ট।
- চাবি, অ্যাটাচমেন্ট, সরঞ্জাম ও ম্যানুয়াল আসার তালিকার সঙ্গে মেলান।
- প্রতিটি নতুন ছবি একই কোণের আসার ছবির সঙ্গে মিলিয়ে দেখুন। যা আলাদা, সেটি নতুন।
- ফেরতের রেকর্ডে দুই পক্ষ সই বা নিশ্চিত করুন। আদর্শ হলো সাপ্লায়ার উপস্থিত থাকা, নইলে সঙ্গে সঙ্গে লিখিতভাবে নিশ্চিত করুন।
নির্ধারিত সময়ের আগে বা পরে ফেরত দিলে ভাড়ার ডিপোজিট ও মেয়াদ বাড়ানো, আগে ফেরত দেওয়ার নিয়ম গাইডে দেখানো আছে, এতে চুক্তি কীভাবে প্রভাবিত হয়।
ফেরত নিয়ে বেশির ভাগ বিরোধ কোথা থেকে আসে, আর কীভাবে আটকাবেন?
বেশির ভাগ বিরোধ কয়েকটি কারণে হয়। প্রতিটির সহজ প্রতিরোধ আছে।
| সাধারণ বিরোধ | কেন হয় | প্রতিরোধ |
|---|---|---|
| জ্বালানির স্তর | শুরুর স্তর কখনো লেখা হয়নি | আসার ও ফেরতের সময় গেজের ছবি তুলুন |
| ব্যবহৃত ঘণ্টা | আসার সময় কোনো রিডিং ছিল না | দুই সময়ই আওয়ার মিটারের ছবি তুলুন |
| ক্ষতি | পুরোনো দাগ কেউ লিখে রাখেনি | তারিখ-দেওয়া ছবি, চার দিক, সই করা রেকর্ড |
| হারানো জিনিস | চাবি, অ্যাটাচমেন্ট বা ম্যানুয়াল তালিকাভুক্ত ছিল না | একই তালিকা, দুবার টিক দিন |
| পরিষ্কার করা | আসার সময়ের অবস্থা কখনো ঠিক করা হয়নি | কোটেশন বা চুক্তিতে লিখে রাখুন |
| কাগজপত্র | সার্টিফিকেটের মেয়াদ শেষ, বা অন্য মেশিনের | তারিখ ও সিরিয়াল নম্বর মিলিয়ে দেখুন |
জ্বালানি, পরিষ্কার করা ও ঘণ্টাভিত্তিক চার্জ কোটেশন বা চুক্তিতে যা ঠিক হয়েছে, সেই অনুযায়ী হবে। ফেরতের সময় জ্বালানির স্তর আসার সময়ের চেয়ে আলাদা হলে, ঠিক করা নিয়মই বলে দেবে কে দেবে। তাই শুরুর স্তরটা রেকর্ড করা এত জরুরি।
Maedah-তে এই কাজটি কীভাবে করবেন?
Maedah মেশিন পরিদর্শন করে না, হস্তান্তরেও অংশ নেয় না। আপনি আর সাপ্লায়ার নিজেদের মধ্যে বিষয়গুলো ঠিক করবেন। কোটেশনের সঙ্গে যুক্ত চ্যাটে সেই সমঝোতা লিখিতভাবে রাখতে পারেন।
রিকোয়েস্ট দেওয়ার সময় বলে দিন, আসার সময় কী কী যাচাই করতে চান, যেমন চালক বা বর্তমান ইন্সপেকশন সার্টিফিকেট। কোটেশনগুলো পাশাপাশি মিলিয়ে দেখুন, তারপর কোটেশন গ্রহণ করার আগে চ্যাটে হস্তান্তরের বিষয়গুলো তুলুন। মাটি কাটার যন্ত্রপাতি বা বিদ্যুৎ যন্ত্রপাতি ভাড়া নিলে জিজ্ঞেস করুন, মেশিনের সঙ্গে কোন অ্যাটাচমেন্ট, চাবি ও কাগজপত্র আসবে।
