Para ito sa supplier na may mga makinang palipat-lipat sa pagitan ng trabaho, workshop at yard. Kapag paulit-ulit ang enquiry para sa makinang naka-book na o nasa repair, kadalasan ay luma na ang listing. Gamitin ang status table, ang mga patakaran sa pag-update at ang mga column ng tracker sa ibaba para makabuo ng equipment availability calendar para sa rental na kaya mong patakbuhin sa spreadsheet.
Ano ang nawawala sa iyo kapag mali ang availability status?
Kapag nakalista ang makina bilang bakante pero hindi naman, nagkakaroon ka ng enquiry na hindi mo kayang asikasuhin. Naghihintay ang customer, at sa huli ay "hindi" ang sagot. Nasayang ang oras niya, at nasayang din ang oras mo.
Nakikita rin ng customer ang mga senyales tulad ng bilis ng sagot mo at rating. Ang late na sagot, o ang "hindi" pagkatapos maghintay, ay maaaring maging dahilan para lampasan nila ang listing mo sa susunod.
Kung gusto mo ring dumami ang enquiry, tingnan ang paano makakuha ng rental enquiries bilang may-ari ng equipment. Mas sulit ang mga enquiry na iyon kapag tama ang availability mo.
Anong mga estado talaga ang puwedeng kalagyan ng makina?
Karamihan ng kalituhan ay galing sa iisang salitang "available", na ginagamit para sa magkakaibang sitwasyon. Sa totoo, isa lang sa ilang estado ang makina sa isang pagkakataon. Gamitin ang limang ito.
| Status | Ibig sabihin | Ano ang sasabihin sa customer | Palitan kapag |
|---|---|---|---|
| Bakante ngayon | Walang booking, walang service, handa nang ipagamit | Available | May nag-book, o may service na dapat gawin |
| Naka-book | Nakalaan sa tinanggap na booking na hindi pa nagsisimula | Hindi available sa mga petsang iyon | Nagsimula na ang hire (nagiging "naka-hire") |
| Naka-hire, may petsa ng balik | Nagtatrabaho para sa customer, may kilalang petsa ng balik | Hindi available ngayon; ibigay lang ang petsa ng balik kung kumpirmado | Nag-extend ang customer, o bumalik nang maaga |
| Nasa workshop | Maintenance o repair, may inaasahang petsa ng pagtatapos | Hindi available hanggang mailabas | Mailabas na ng workshop at pumasa sa pre-hire check mo |
| Inililipat | Nasa biyahe sa pagitan ng mga site o yard | Hindi available hanggang dumating; ibigay ang petsa kung kumpirmado | Dumating na at nasuri na |
Simple lang ang test. Dapat ang status sa listing ay isang status na mapagkakatiwalaan ng customer. Kung hindi ka sigurado na maipapadala mo ang makina bukas, hindi ito dapat ituring na "bakante ngayon".
Puwedeng naka-hire ang makina ngayon at naka-book para sa susunod na petsa. Itala ang kasalukuyang status, at i-block nang hiwalay ang mga susunod na petsa.
Tandaan. Magkaiba ang "naka-book" at "naka-hire". Hindi pa umaalis ang naka-book na makina, kaya maaari pa itong magmukhang bakante. I-block ang mga petsang iyon sa mismong araw na gawin ang booking.
Kailan dapat i-update ang listing?
I-update base sa mga pangyayari, hindi sa iskedyul. Ito ang mga pangyayaring nagpapalit ng status:
- Tinanggap ang quotation at ginawa ang booking.
- Na-extend ang hire.
- Bumalik nang sira o kailangan ng service ang makina.
- Naibenta ang makina.
- Nag-expire ang inspection certificate nito.
I-update agad, bago dumating ang susunod na enquiry.
Madaling makalimutan ang inspection certificate dahil walang kapansin-pansing nangyayari sa araw ng expiry. Ilagay ang expiry date sa tabi ng makina sa kalendaryo mo, at i-block ang makina bago ang petsang iyon, hindi pagkatapos. Huwag magpadala ng makinang may expired na certificate kung kailangan ng proyekto ang valid na certificate. Kung aling certificate ang kailangan, at gaano kadalas, ay nag-iiba depende sa makina, proyekto, may-ari ng site at insurer. Kumpirmahin muna bago i-mobilize.
Paano planuhin ang balik, extension at oras sa workshop nang walang puwang?
Ang extension ang pinakakaraniwang dahilan ng maling availability. Nananatili pa ng ilang araw ang makina sa customer, pero may naipangako ka nang booking na nakapatong sa mga araw na iyon.
Halimbawa, babalik ang isang excavator sa ika-10, at ipinangako mo ito sa bagong customer mula ika-11. Nag-extend ang unang customer hanggang ika-14. Ngayon, isa sa dalawang customer ang walang makina.
Ang solusyon ay gawin itong nakasanayang gawi. Sa huling isang-katlo ng bawat hire, itanong sa customer kung magpapa-extend pa sila, at isulat ang sagot. Halimbawa, sa 30-araw na hire, itanong bandang ika-20 araw. Para sa maikling hire na ilang araw lang, itanong sa simula at muli sa araw bago ito matapos. Kung "siguro" ang sagot, ituring na naka-hire pa rin ang makina hangga't wala kang malinaw na balita.
Bago ka pumayag sa extension, tingnan ang susunod na booking ng makinang iyon. Kung may naka-book na roon, sabihin agad sa customer na hindi mo kayang i-extend, o mag-alok ng ibang makina ng parehong uri. Huwag mangako ng petsa ng simula sa susunod na customer hangga't wala pang sagot sa extension, o sabihing nakadepende ito roon. Para sa mga tuntunin ng extension at maagang pagbabalik, tingnan ang extension, maagang pagbabalik at deposit sa equipment rental.
Ilagay ang service sa mga puwang sa pagitan ng hire. I-mark nang maaga ang makina bilang hindi available sa mga petsang iyon, para hindi mo madiskubre ang banggaan kapag may dumating nang booking. Ang naayos na makina ay "bakante ngayon" lang kapag nailabas na ito ng workshop at pumasa sa sarili mong pre-hire check.
Hindi mapaplano ang breakdown, pero maaaring mabilis magbago ang status. Tinatalakay ng ano ang gagawin kapag nasira ang rented equipment ang unang oras na iyon.
Tip. Planuhin ang petsa ng balik bilang saklaw, hindi bilang iisang araw. Idagdag ang oras para siyasatin, linisin at lagyan ng fuel ang makina, at ang biyahe papunta sa susunod na site, bago mo ito ideklarang handa.
Ano ang sasabihin sa customer kapag busy ang makina pero malapit nang bakante?
Huwag basta tumanggi. Ang makinang busy pero malapit nang bakante ay posible pa ring trabaho. Mas detalyado ang routine sa pagsagot sa paano sumagot sa equipment rental request.
Sumagot ng malinaw na petsa ng simula para sa panahong hinihingi ng customer. Halimbawa: "Nasa ibang trabaho pa ang makinang ito hanggang ika-12. Maisisimula namin ang hire ninyo sa ika-13." Ang customer na flexible ang petsa ay puwede pa ring pumili sa iyo. Ang may nakapirming petsa ay maaaring maghanap agad sa iba.
Maging tapat kung gaano katiyak ang petsa:
- Kung kumpirmado ang balik, sabihin iyon at ibigay ang petsa.
- Kung nakadepende ito sa sagot sa extension, sabihing hindi pa kumpirmado at kailan mo malalaman.
- Kung nasa workshop ang makina, ibigay ang inaasahang petsa ng paglabas lang kung galing ito mismo sa workshop.
Huwag magbigay ng petsang hinuhula mo lang. Mas masama ang maling "oo" kaysa sa malinaw na "hindi pa".
Ano ang maikling lingguhang routine para sa availability calendar mo?
Minsan kada linggo, sa parehong oras, balikan ang bawat makina. Puwede ang spreadsheet, notebook o calendar sa telepono. Mas mahalaga ang regular na pagsuri kaysa sa tool na gamit mo.
- Ilista ang bawat makina at ang kasalukuyang status nito mula sa table sa itaas.
- Sa bawat hire, tingnan ang petsa ng balik at kung nakumpirma o na-extend na ito ng customer.
- Tingnan ang mga trabaho sa workshop: tapos na ba, late, o naghihintay pa ng piyesa?
- Tumingin ng dalawa hanggang apat na linggo sa unahan. Aling makina ang bakante, at aling puwang ang puwedeng gamitin sa service?
- Tingnan ang petsa ng inspection certificate para sa susunod na buwan.
- Ikumpara ang kalendaryo sa mga booking na hawak mo, at i-update ang bawat listing para tumugma.
Gawing isang row kada makina ang kalendaryo. Sapat na ang mga column na ito:
| Makina | Status | Natatapos ang kasalukuyang hire | Susunod na booking magsisimula | Due ang service | Nag-e-expire ang certificate |
|---|---|---|---|---|---|
| Excavator A | Naka-hire | 10 Nov | 12 Nov | 20 Nov | 3 Jan |
Halimbawa lang ang row. Punan ito mula sa sarili mong records, at i-block ang petsa ng service at certificate bago pa dumating ang mga ito.
Ang peak season at mga petsa ng simula ng proyekto ang nagiging dahilan para sabay-sabay humingi ng parehong petsa ang ilang customer. Kung mas tama ang kalendaryo, mas kaunti ang pangakong masisira mo. Suriin ulit ito bago pumasok ang abalang panahon.
Mag-ingat. Kung magkaiba ang listing at ang mga booking at hire record mo, suriin muna ang mga record, saka agad ayusin ang listing. Huwag hintayin na ang customer pa ang makakita ng pagkakaiba.
Paano ito gagawin sa Maedah?
Sa Maedah, panatilihing bukas ang listing hangga't tunay na bakante ang makina para ipagamit. I-pause ang listing kapag nasa mahabang trabaho o nasa workshop ang makina, at gamitin ang Kumpirmahin ang availability para ipakita sa customer na bakante pa rin ito para ipagamit. Kapag tinanggap ang quotation, may booking kang masusundan. Kapag nagsimula, natapos o na-extend ang booking, i-update ang listing para tumugma, at ibigay ang petsa ng balik sa quotation o sa chat.
Kapag may dumating na equipment request na tumutugma sa makina mo, mag-quote lang para sa mga petsang kaya mo talagang ibigay. Kung mas huli pang bakante ang makina, ibigay ang petsa ng simula at sabihin kung kumpirmado ito. Ang sarili mong kalendaryo ang dapat maging pangunahing talaan ng mga petsa ng balik at workshop, at dapat tumugma rito ang status ng listing.
Pareho rin ang limang status para sa Excavators, Cranes at Generators.
