यह गाइड उन सप्लायरों के लिए है जिनकी मशीनें काम, वर्कशॉप और यार्ड के बीच आती-जाती रहती हैं। अगर बुक हो चुकी या मरम्मत में चल रही मशीनों के लिए भी पूछताछ आती रहती है, तो अक्सर वजह पुरानी लिस्टिंग होती है। नीचे की स्टेटस तालिका, बदलाव के नियम और ट्रैकर के कॉलम से आप किराये की मशीन उपलब्धता कैलेंडर बना सकते हैं। यह स्प्रेडशीट में भी चल सकता है।
गलत उपलब्धता स्टेटस से क्या नुकसान होता है?
जो लिस्टिंग ऐसी मशीन को खाली दिखाती है जो खाली नहीं है, वह ऐसी पूछताछ लाती है जिसे आप पूरा नहीं कर सकते। ग्राहक पूछता है, इंतज़ार करता है, और फिर मना सुनता है। इसमें उसका समय जाता है, और आपका भी।
ग्राहक आपके जवाब का समय और रेटिंग जैसे संकेत भी देखता है। देर से जवाब, या इंतज़ार के बाद "नहीं", वह अगली बार आपकी लिस्टिंग को नज़रअंदाज़ कर सकता है।
अगर आपको और पूछताछ भी चाहिए, तो मशीन किराये पर ग्राहक कैसे पाएं पढ़ें। सही उपलब्धता से ही वह पूछताछ काम की बनती है।
किराये की मशीन उपलब्धता कैलेंडर में कौन-से पाँच स्टेटस रखें?
ज़्यादातर उलझन एक ही शब्द से होती है: "उपलब्ध"। यह शब्द कई अलग-अलग हालात के लिए इस्तेमाल हो जाता है। असल में मशीन इन पाँच में से किसी एक हालत में होती है।
| स्टेटस | इसका मतलब | ग्राहक को क्या बताएँ | कब बदलें |
|---|---|---|---|
| अभी खाली | कोई बुकिंग नहीं, सर्विस नहीं, काम के लिए तैयार | उपलब्ध | बुकिंग बनती है, या सर्विस आ जाती है |
| कमिटेड | एक स्वीकृत बुकिंग के लिए तय, काम अभी शुरू नहीं हुआ | उन तारीख़ों के लिए उपलब्ध नहीं | किराया शुरू होता है, फिर यह "किराये पर" बन जाती है |
| किराये पर, वापसी की तारीख़ तय | ग्राहक के पास काम कर रही है, और लौटने की तारीख़ पता है | अभी उपलब्ध नहीं; वापसी की तारीख़ तभी बताएँ जब वह पक्की हो | ग्राहक एक्सटेंशन ले, या जल्दी लौटा दे |
| वर्कशॉप में | मेंटेनेंस या मरम्मत, पूरा होने की अनुमानित तारीख़ के साथ | वर्कशॉप से लौटने तक उपलब्ध नहीं | वर्कशॉप उसे लौटा दे और आपकी किराये से पहले की जाँच पास हो जाए |
| एक जगह से दूसरी जगह ले जाई जा रही | साइट या यार्ड के बीच रास्ते में | पहुँचने तक उपलब्ध नहीं; तारीख़ तभी दें जब वह पक्की हो | पहुँच जाए और उसकी जाँच हो जाए |
जाँच आसान है: लिस्टिंग पर जो स्टेटस दिखे, उस पर ग्राहक भरोसा कर सके। अगर कल ही उस मशीन को भेजने में आपको भरोसा नहीं है, तो वह "अभी खाली" नहीं है।
एक मशीन अभी किराये पर हो सकती है और बाद की तारीख़ों के लिए कमिटेड भी। मौजूदा स्टेटस दर्ज करें, और बाद वाली तारीख़ें अलग से ब्लॉक करें।
नोट. "कमिटेड" और "किराये पर" अलग हैं। कमिटेड मशीन अभी निकली नहीं होती, इसलिए वह खाली दिख सकती है। बुकिंग बनते ही उन तारीख़ों को उसी दिन ब्लॉक करें।
किराये की मशीन की लिस्टिंग कब अपडेट करें?
शेड्यूल पर नहीं, घटनाओं पर अपडेट करें। ये घटनाएँ स्टेटस बदलती हैं:
- कोटेशन स्वीकार होता है और बुकिंग बनती है।
- किराया बढ़ाया जाता है, यानी एक्सटेंशन।
- मशीन क्षतिग्रस्त होकर लौटती है, या उसे सर्विस चाहिए।
- मशीन बिक जाती है।
- उसका इंस्पेक्शन सर्टिफ़िकेट खत्म हो जाता है।
अपडेट अभी करें, अगली पूछताछ आने से पहले।
इंस्पेक्शन सर्टिफ़िकेट अक्सर याद नहीं रहता, क्योंकि उस दिन कुछ भी सामने नहीं दिखता। उसकी एक्सपायरी की तारीख़ मशीन के साथ अपने कैलेंडर में रखें, और मशीन को उस तारीख़ के बाद नहीं, उससे पहले ब्लॉक करें।
जिस प्रोजेक्ट को वैध सर्टिफ़िकेट चाहिए, उसे बिना वैध सर्टिफ़िकेट की मशीन न भेजें। कौन-सा सर्टिफ़िकेट चाहिए और कितनी बार, यह मशीन, प्रोजेक्ट, साइट के मालिक और इंश्योरेंस कंपनी के हिसाब से अलग होता है। काम पर भेजने से पहले पक्का कर लें।
वापसी, एक्सटेंशन और वर्कशॉप का समय बिना गैप के कैसे प्लान करें?
एक्सटेंशन ही गलत उपलब्धता का सबसे आम कारण है। ग्राहक मशीन कुछ दिन और रख लेता है, और पहले से तय बुकिंग उन्हीं दिनों से टकरा जाती है।
उदाहरण के लिए, एक एक्सकेवेटर (पोकलेन) की वापसी 10 तारीख़ को है। आपने उसे 11 तारीख़ से नए ग्राहक के लिए तय कर रखा है। पहला ग्राहक उसे 14 तारीख़ तक बढ़ा लेता है। अब दोनों में से एक ग्राहक के पास मशीन नहीं होगी।
इसका हल एक आदत है। हर किराये के आख़िरी एक-तिहाई हिस्से में ग्राहक से पूछें कि क्या वह एक्सटेंशन लेगा, और जवाब लिख लें।
उदाहरण के लिए, 30 दिन के किराये पर दिन 20 के आसपास पूछें। कुछ दिनों के किराये पर शुरू में भी पूछें, और वापसी से एक दिन पहले फिर। अगर जवाब "शायद" है, तो मशीन को तब तक किराये पर ही मानें जब तक साफ़ जवाब न मिले।
एक्सटेंशन के लिए हामी भरने से पहले उस मशीन की अगली बुकिंग देखें। अगर वह कमिटेड है, तो ग्राहक को अभी बताएँ कि आप एक्सटेंशन नहीं दे सकते, या उसी तरह की दूसरी मशीन दें। जब तक एक्सटेंशन का जवाब न आए, अगले ग्राहक को शुरू होने की तारीख़ पक्की न करें। नहीं तो साफ़ कहें कि तारीख़ उसी पर निर्भर है। एक्सटेंशन और जल्दी लौटाने की शर्तों के लिए रेंटल डिपॉज़िट, एक्सटेंशन और अर्ली रिटर्न: क्या तय करें देखें।
सर्विस का काम किराये के बीच के खाली दिनों में रखें। उन तारीख़ों के लिए मशीन को पहले से अनुपलब्ध चिह्नित करें, ताकि बुकिंग आने पर टकराव का पता न चले। मरम्मत के बाद मशीन तभी "अभी खाली" होती है जब वर्कशॉप उसे लौटा दे और वह आपकी किराये से पहले की जाँच पास कर ले।
ब्रेकडाउन को पहले से प्लान नहीं किया जा सकता, पर स्टेटस फिर भी जल्दी बदल सकता है। किराये की मशीन खराब होने पर क्या करें: पहले घंटे के कदम बताता है कि पहले घंटे में क्या करना है।
सुझाव. वापसी की तारीख़ को एक दिन की जगह एक अवधि (रेंज) मानकर प्लान करें। मशीन को तैयार बताने से पहले जाँच, सफ़ाई और ईंधन भरने का समय, और अगली साइट तक ट्रांसपोर्ट का समय भी जोड़ें।
मशीन व्यस्त हो पर जल्द खाली होने वाली हो, तो ग्राहक को क्या बताएँ?
मशीन व्यस्त हो, पर जल्द खाली होने वाली हो, तो सीधे मना न करें। वह काम अब भी हो सकता है। जवाब देने का पूरा क्रम किराये की रिक्वेस्ट का जवाब कैसे दें: पहले घंटे का क्रम में है।
ग्राहक की अवधि के हिसाब से एक साफ़ शुरू होने की तारीख़ दें। उदाहरण के लिए: "यह मशीन 12 तारीख़ तक दूसरे काम पर है। हम आपका किराया 13 तारीख़ से शुरू कर सकते हैं।"
जिस ग्राहक की तारीख़ें लचीली हैं, वह अब भी आपको चुन सकता है। जिसकी तारीख़ें तय हैं, वह तुरंत दूसरी जगह देखने लगेगा।
तारीख़ कितनी पक्की है, यह साफ़ बताएँ:
- वापसी पक्की हो, तो यही कहें और तारीख़ दें।
- अगर वह एक्सटेंशन के जवाब पर टिकी है, तो बताएँ कि अभी पक्की नहीं है और आप कब तक जान पाएँगे।
- मशीन वर्कशॉप में हो, तो रिलीज़ की अनुमानित तारीख़ तभी दें जब वह आपको वर्कशॉप से मिली हो।
जो तारीख़ आप अनुमान से लगा रहे हों, वह कभी न दें। गलत "हाँ" एक साफ़ "अभी नहीं" से बुरी है।
उपलब्धता कैलेंडर के लिए हफ़्ते की छोटी जाँच क्या है?
हफ़्ते में एक बार, एक ही समय पर, हर मशीन देखें। स्प्रेडशीट, नोटबुक या फ़ोन का कैलेंडर, कोई भी चलेगा। टूल से ज़्यादा ज़रूरी है कि यह जाँच हर हफ़्ते हो।
- ऊपर की तालिका से हर मशीन का मौजूदा स्टेटस लिखें।
- हर किराये की वापसी की तारीख़ देखें, और यह भी कि ग्राहक ने तारीख़ की पुष्टि की है या एक्सटेंशन लिया है।
- वर्कशॉप के काम देखें: पूरे हो गए हैं, देर से चल रहे हैं, या पार्ट्स का इंतज़ार है?
- दो से चार हफ़्ते आगे देखें। कौन-सी मशीन खाली है, और किन खाली दिनों में सर्विस हो सकती है?
- अगले महीने की इंस्पेक्शन सर्टिफ़िकेट की तारीख़ें देखें।
- कैलेंडर की तुलना अपनी बुकिंग और किराये के रिकॉर्ड से करें, फिर हर लिस्टिंग को उसी के हिसाब से अपडेट करें।
कैलेंडर में हर मशीन के लिए एक पंक्ति रखें। ये कॉलम काफ़ी हैं:
| मशीन | स्टेटस | मौजूदा किराया कब खत्म | अगली बुकिंग कब शुरू | सर्विस की तारीख़ | सर्टिफ़िकेट कब खत्म |
|---|---|---|---|---|---|
| एक्सकेवेटर A | किराये पर | 10 नवंबर | 12 नवंबर | 20 नवंबर | 3 जनवरी |
यह पंक्ति एक उदाहरण है। तारीख़ें अपने रिकॉर्ड से भरें, और सर्विस व सर्टिफ़िकेट की तारीख़ें आने से पहले ही ब्लॉक करें।
मौसमी भीड़ और प्रोजेक्ट शुरू होने की तारीख़ों पर कई ग्राहक एक ही तारीख़ें माँगते हैं। कैलेंडर जितना सटीक होगा, उतने कम वादे तोड़ने पड़ेंगे। किसी व्यस्त दौर से ठीक पहले फिर से जाँच करें।
ध्यान रखें. अगर लिस्टिंग और आपके बुकिंग व किराये के रिकॉर्ड आपस में मेल नहीं खाते, तो पहले रिकॉर्ड जाँचें, फिर लिस्टिंग तुरंत ठीक करें। ग्राहक के खुद यह फ़र्क पकड़ने का इंतज़ार न करें।
Maedah पर यह कैसे करें?
Maedah पर लिस्टिंग तभी चालू रखें जब मशीन सच में किराये के लिए खाली हो। मशीन लंबे काम पर हो या वर्कशॉप में, तो लिस्टिंग रोक दें। ग्राहकों को दिखाने के लिए कि मशीन अब भी किराये के लिए खाली है, उपलब्धता की पुष्टि करें का इस्तेमाल करें।
कोटेशन स्वीकार होने पर एक बुकिंग बनती है, जिसे आप आगे देख सकते हैं। बुकिंग शुरू हो, खत्म हो या बढ़ाई जाए, तो लिस्टिंग उसी के हिसाब से अपडेट करें, और कोटेशन या चैट में वापसी की तारीख़ लिखें।
जब आपकी मशीन से मेल खाती कोई मशीन की रिक्वेस्ट आए, तो कोटेशन में सिर्फ़ वही तारीख़ें दें जो आप पूरी कर सकते हैं। मशीन बाद में खाली होने वाली हो, तो शुरू होने की तारीख़ लिखें और साफ़ बताएँ कि वह पक्की है या नहीं। वापसी और वर्कशॉप की तारीख़ों के लिए अपना कैलेंडर ही असली रिकॉर्ड रखें, और लिस्टिंग का स्टेटस उसी से मिलाएँ।
यही पाँच स्टेटस एक्सकेवेटर (पोकलेन), क्रेन और जनरेटर के लिए भी काम करते हैं।
