এই গাইড তাঁদের জন্য, যাঁদের মেশিন কাজের সাইট, ওয়ার্কশপ আর ইয়ার্ডের মধ্যে চলাচল করে। যে মেশিন আগে থেকেই বুক করা বা মেরামতে আছে, তার জন্যও যদি অনুসন্ধান আসতে থাকে, তার কারণ প্রায়ই পুরোনো লিস্টিং। নিচে পাঁচটি অবস্থার টেবিল, অবস্থা বদলানোর নিয়ম আর একটি সহজ সাপ্তাহিক যাচাই দেওয়া আছে। এগুলো দিয়ে একটি স্প্রেডশিটেই ভাড়ার মেশিনের প্রাপ্যতা ক্যালেন্ডার বানাতে পারবেন।
ভুল অবস্থা দেখালে আপনার কত ক্ষতি হয়?
মেশিন খালি না থাকলেও লিস্টিংয়ে যদি খালি দেখায়, তাহলে এমন অনুসন্ধান আসে যা আপনি সামলাতে পারবেন না। গ্রাহক জিজ্ঞেস করেন, অপেক্ষা করেন, তারপর "না" শোনেন। এতে তাঁর সময় নষ্ট হয়, আপনারও।
গ্রাহক আপনার উত্তরের গতি আর রেটিংয়ের মতো বিষয়গুলোও দেখেন। দেরিতে উত্তর দিলে, কিংবা অপেক্ষার পর "না" শুনলে, পরের বার তিনি আপনার লিস্টিং এড়িয়ে যেতে পারেন।
আরও অনুসন্ধান চাইলে কীভাবে ভাড়ার অনুসন্ধান পাবেন দেখুন। সঠিক প্রাপ্যতা থাকলেই সেই অনুসন্ধান কাজে লাগে।
মেশিন আসলে কোন কোন অবস্থায় থাকতে পারে?
অনেক ভুল হয় "খালি" বা "উপলব্ধ" একটি শব্দ দিয়ে কয়েকটি আলাদা পরিস্থিতি বোঝাতে গিয়ে। বাস্তবে একটি মেশিন এই কয়েকটির একটিতে থাকে। নিচের এই পাঁচটি অবস্থা ব্যবহার করুন।
| অবস্থা | মানে | গ্রাহককে কী বলবেন | কখন বদলাবেন |
|---|---|---|---|
| খালি আছে | কোনো বুকিং, সার্ভিস বা কাজ নেই, চালানোর জন্য প্রস্তুত | উপলব্ধ | বুকিং হলে, বা সার্ভিসের সময় এলে |
| বুকিং নেওয়া আছে | গৃহীত বুকিং আছে, কিন্তু কাজ এখনও শুরু হয়নি | ওই তারিখগুলোতে উপলব্ধ নয় | ভাড়া শুরু হলে (তখন "ভাড়ায় আছে") |
| ভাড়ায় আছে, ফেরতের তারিখ জানা | একজন গ্রাহকের কাজে আছে, ফেরতের একটি জানা তারিখ আছে | এখন উপলব্ধ নয়; তারিখটি শুধু নিশ্চিত হলেই বলুন | গ্রাহক মেয়াদ বাড়ালে বা আগে ফেরত দিলে |
| ওয়ার্কশপে | রক্ষণাবেক্ষণ বা মেরামতে আছে, শেষ হওয়ার একটি আনুমানিক সময় আছে | ওয়ার্কশপ থেকে ছাড়া না পাওয়া পর্যন্ত উপলব্ধ নয় | ওয়ার্কশপ ছেড়ে দিলে এবং ভাড়া দেওয়ার আগের যাচাই পার হলে |
| স্থানান্তর হচ্ছে | এক সাইট বা ইয়ার্ড থেকে আরেকটিতে যাচ্ছে | পৌঁছানো পর্যন্ত উপলব্ধ নয়; তারিখটি শুধু নিশ্চিত হলেই দিন | পৌঁছালে এবং পরীক্ষা হলে |
পরীক্ষাটি সহজ। লিস্টিংয়ের অবস্থা এমন হতে হবে, যার ওপর গ্রাহক ভরসা করতে পারেন। কাল মেশিনটি পাঠাতে যদি নিশ্চিন্ত না লাগে, তাহলে সেটি "খালি আছে" নয়।
জেনে রাখুন. "বুকিং নেওয়া আছে" আর "ভাড়ায় আছে" এক জিনিস নয়। যে মেশিন এখনও কাজে যায়নি, সেটি খালিই দেখাতে পারে। বুকিং হওয়ার দিনই ওই তারিখগুলো ব্লক করুন।
একটি মেশিন এখন ভাড়ায় থাকতে পারে, আবার পরের কোনো তারিখের জন্য বুকিংও থাকতে পারে। বর্তমান অবস্থা লিখুন, আর পরের তারিখগুলো আলাদা করে ব্লক করুন।
কখন লিস্টিং হালনাগাদ করতে হবে?
সময়সূচি ধরে নয়, ঘটনা ঘটলে হালনাগাদ করুন। এই পাঁচটি ঘটনায় মেশিনের অবস্থা বদলায়:
- কোটেশন গৃহীত হলে এবং বুকিং তৈরি হলে।
- ভাড়া বাড়ানো হলে।
- মেশিন ক্ষতিগ্রস্ত হয়ে ফিরলে, বা সার্ভিস লাগলে।
- মেশিন বিক্রি হলে।
- পরিদর্শনের সার্টিফিকেটের মেয়াদ শেষ হলে।
পরের অনুসন্ধান আসার আগেই হালনাগাদটি করে ফেলুন।
পরিদর্শন সার্টিফিকেট ভুলে যাওয়া সহজ, কারণ মেয়াদ শেষ হওয়ার দিনে বাইরে থেকে কিছুই বোঝা যায় না। মেয়াদ-শেষের তারিখটি ক্যালেন্ডারে মেশিনের পাশেই লিখে রাখুন, আর তারিখ পার হওয়ার পরে নয়, আগেই মেশিনটি ব্লক করুন।
প্রকল্পে বৈধ সার্টিফিকেট লাগলে মেয়াদ-উত্তীর্ণ সার্টিফিকেট নিয়ে মেশিন পাঠাবেন না। কোন সার্টিফিকেট লাগবে এবং কত ঘন ঘন, তা মেশিন, প্রকল্প, সাইট মালিক ও বিমা কোম্পানির ওপর নির্ভর করে। মেশিন সাইটে পাঠানোর আগে নিশ্চিত হয়ে নিন।
ফেরত, মেয়াদ বাড়ানো ও ওয়ার্কশপের সময় কীভাবে ফাঁক না রেখে সাজাবেন?
মেয়াদ বাড়ানো ভুল প্রাপ্যতার সবচেয়ে বড় কারণ। গ্রাহক মেশিনটি কয়েক দিন বেশি রেখে দেন, আর আগে যে বুকিংয়ের কথা দিয়েছেন তা সেই সময়ের ওপর চেপে বসে।
যেমন ধরুন, একটি এক্সকাভেটর 10 তারিখে ফেরত আসার কথা, আর সেটি আপনি নতুন গ্রাহককে 11 তারিখ থেকে দেওয়ার কথা দিয়েছেন। প্রথম গ্রাহক মেয়াদ বাড়িয়ে 14 তারিখ পর্যন্ত নিলেন। এখন দুজনের একজন মেশিন পাবেন না।
এর সমাধান একটি অভ্যাস। প্রতিটি ভাড়ার শেষ এক-তৃতীয়াংশে গ্রাহককে জিজ্ঞেস করুন, তিনি মেয়াদ বাড়াবেন কি না, আর উত্তরটি লিখে রাখুন।
যেমন 30 দিনের ভাড়ায় প্রায় 20 দিন পার হলে জিজ্ঞেস করুন। কয়েক দিনের ভাড়ায় শুরুতে ও আগের দিন, দুবার জিজ্ঞেস করুন। উত্তর "হয়তো" হলে, অন্যরকম কিছু না শোনা পর্যন্ত মেশিনটিকে ভাড়ায় আছে ধরে নিন।
মেয়াদ বাড়াতে রাজি হওয়ার আগে ওই মেশিনের পরের বুকিং দেখুন। সেটি বুক করা থাকলে এখনই গ্রাহককে জানান যে মেয়াদ বাড়ানো যাবে না, অথবা একই ধরনের অন্য মেশিনের প্রস্তাব দিন।
মেয়াদ বাড়ানোর উত্তর না আসা পর্যন্ত পরের গ্রাহককে শুরুর তারিখ নিশ্চিত করে দেবেন না, অথবা বলুন তারিখটি ওই উত্তরের ওপর নির্ভর করছে। মেয়াদ বাড়ানো ও আগে ফেরতের শর্তের জন্য ভাড়ার ডিপোজিট, মেয়াদ বাড়ানো ও আগে ফেরতের নিয়ম দেখুন।
সার্ভিস ভাড়ার মাঝের ফাঁকে ঢোকানো ভালো। সেই দিনগুলোর জন্য আগেই মেশিনটি অনুপলব্ধ হিসেবে চিহ্নিত করুন, যাতে বুকিং আসার সময় দিনের ঠোকাঠুকি ধরা না পড়ে। মেরামত হওয়া মেশিন তখনই "খালি আছে" হবে, যখন ওয়ার্কশপ ছেড়ে দিয়েছে এবং ভাড়া দেওয়ার আগে আপনার নিজের যাচাইও পার হয়েছে।
মেশিন বিগড়ে যাওয়া আগে থেকে পরিকল্পনা করা যায় না, তবে তখন অবস্থা দ্রুত বদলে যেতে পারে। ভাড়ার মেশিন খারাপ হলে কী করবেন: প্রথম ঘণ্টার ধাপ সেই প্রথম ঘণ্টার করণীয় বলে দেয়।
পরামর্শ. ফেরতের তারিখটি একটি সময়সীমা হিসেবে লিখুন, একটি নির্দিষ্ট দিন হিসেবে নয়। মেশিন প্রস্তুত বলার আগে পরিদর্শন, পরিষ্কার ও জ্বালানি ভরার সময়, আর পরের সাইটে পরিবহনের সময়টুকুও যোগ করুন।
মেশিন ব্যস্ত কিন্তু শিগগিরই খালি হবে, গ্রাহককে কী বলবেন?
শুধু "না" বলে দেবেন না। যে মেশিন শিগগিরই খালি হবে, সেটি এখনও সম্ভাব্য কাজ। রিকোয়েস্টের উত্তর দেওয়ার আরও বিস্তারিত পদ্ধতি আছে ভাড়ার রিকোয়েস্টে কোটেশন দেওয়ার নিয়ম গাইডে।
গ্রাহকের প্রয়োজনের সময়সীমা ধরে একটি স্পষ্ট শুরুর তারিখ জানান। যেমন: "এই মেশিনটি 12 তারিখ পর্যন্ত অন্য কাজে আছে। আমরা 13 তারিখ থেকে আপনার ভাড়া শুরু করতে পারি।" নমনীয় তারিখ যাঁর, তিনি এখনও আপনাকে বেছে নিতে পারেন। যাঁর তারিখ পাকা, তিনি সঙ্গে সঙ্গে অন্য জায়গায় খুঁজতে পারেন।
তারিখ কতটা পাকা, সেটি সৎভাবে বলুন:
- ফেরত নিশ্চিত হলে তা বলুন, আর তারিখ দিন।
- তারিখ মেয়াদ বাড়ানোর উত্তরের ওপর নির্ভর করলে বলুন যে এটি এখনও নিশ্চিত নয়, আর কবে জানাবেন।
- মেশিন ওয়ার্কশপে থাকলে, ওয়ার্কশপ থেকে যে তারিখ পেয়েছেন শুধু সেটিই ছাড়ার সম্ভাব্য তারিখ হিসেবে দিন।
আন্দাজে ঠিক করা তারিখ কখনও দেবেন না। ভুল "হ্যাঁ" একটি পরিষ্কার "এখনও না"-এর চেয়ে খারাপ।
ভাড়ার মেশিনের প্রাপ্যতা ক্যালেন্ডার সপ্তাহে কীভাবে যাচাই করবেন?
সপ্তাহে একবার, একই সময়ে, প্রতিটি মেশিন দেখুন। স্প্রেডশিট, খাতা বা ফোনের ক্যালেন্ডার, যেকোনোটিই চলবে। নিয়মিততাই আসল, কোন টুল ব্যবহার করলেন সেটি নয়।
- ওপরের টেবিল থেকে প্রতিটি মেশিন ও তার বর্তমান অবস্থা লিখুন।
- প্রতিটি ভাড়ার ফেরতের তারিখ দেখুন, আর গ্রাহক তারিখ নিশ্চিত করেছেন কি না বা মেয়াদ বাড়িয়েছেন কি না, যাচাই করুন।
- ওয়ার্কশপের কাজ দেখুন: শেষ হয়েছে, দেরি হচ্ছে, নাকি যন্ত্রাংশের অপেক্ষায় আছে?
- দুই থেকে চার সপ্তাহ সামনে তাকান। কোন মেশিন খালি আছে, আর কোন ফাঁকে সার্ভিস ঢোকানো যাবে?
- পরের এক মাসে কোন পরিদর্শন সার্টিফিকেটের মেয়াদ শেষ হচ্ছে, দেখুন।
- ক্যালেন্ডারের সঙ্গে আপনার বুকিং ও ভাড়ার রেকর্ড মেলান, তারপর প্রতিটি লিস্টিং সেই অনুযায়ী হালনাগাদ করুন।
প্রতিটি মেশিনের জন্য একটি করে সারি রাখুন। এই কলামগুলোই যথেষ্ট:
| মেশিন | অবস্থা | ভাড়া কবে শেষ হবে | পরের বুকিং কবে শুরু | সার্ভিসের তারিখ | সার্টিফিকেটের মেয়াদ শেষ |
|---|---|---|---|---|---|
| এক্সকাভেটর A | ভাড়ায় আছে | 10 নভেম্বর | 12 নভেম্বর | 20 নভেম্বর | 3 জানুয়ারি |
এই সারিটি একটি উদাহরণ। আপনার নিজের রেকর্ড থেকে ভরুন, আর সার্ভিস ও সার্টিফিকেটের তারিখ আসার আগেই ব্লক করুন।
মৌসুমি চাহিদা আর প্রকল্প শুরুর তারিখে অনেক গ্রাহক একই সময় চান। ক্যালেন্ডার যত সঠিক হবে, ভাঙতে হবে তত কম প্রতিশ্রুতি। ব্যস্ত সময় শুরুর ঠিক আগে আরেকবার দেখে নিন।
সতর্কতা. লিস্টিং আর আপনার বুকিং ও ভাড়ার রেকর্ড যদি না মেলে, আগে রেকর্ড যাচাই করুন, তারপর লিস্টিংটি তখনই ঠিক করুন। গ্রাহক নিজে গরমিলটি ধরে ফেলার অপেক্ষায় থাকবেন না।
Maedah-এ এটি কীভাবে করবেন
Maedah-এ লিস্টিং শুধু তখনই খোলা রাখুন, যখন মেশিনটি সত্যিই ভাড়ার জন্য খালি। মেশিন দীর্ঘ কাজে বা ওয়ার্কশপে থাকলে লিস্টিংটি বিরতিতে রাখুন।
গ্রাহককে জানাতে চাইলে মেশিনটি এখনও খালি আছে কি না, তা প্রাপ্যতা নিশ্চিত করুন বোতাম চেপে জানান। কোটেশন গৃহীত হলে একটি বুকিং তৈরি হয়, যা আপনি অনুসরণ করতে পারেন। বুকিং শুরু, শেষ বা বাড়ানো হলে লিস্টিং সেই অনুযায়ী হালনাগাদ করুন, আর কোটেশন বা চ্যাটে ফেরতের তারিখ লিখুন।
মেশিনের সঙ্গে মিলে যাওয়া একটি মেশিনের রিকোয়েস্ট আপনার কাছে এলে, শুধু সেই তারিখের জন্যই কোটেশন দিন, যা আপনি সত্যিই দিতে পারবেন। মেশিন পরে খালি হলে শুরুর তারিখ লিখুন, আর বলুন তারিখটি নিশ্চিত কি না। ফেরত ও ওয়ার্কশপের তারিখের জন্য আপনার নিজের ক্যালেন্ডারটিই কাজের রেকর্ড হিসেবে রাখুন, আর লিস্টিংয়ের অবস্থা তার সঙ্গে মিলিয়ে রাখুন।
একই পাঁচটি অবস্থা এক্সকাভেটর (ভেকু), ক্রেন আর জেনারেটর-এর ক্ষেত্রেও খাটে।
