یہ گائیڈ ان سپلائرز کے لیے ہے جن کی مشینیں کام، ورکشاپ اور یارڈ کے درمیان آتی جاتی ہیں۔ اگر ایسی مشینوں کے لیے پوچھ گچھ آتی رہے جو پہلے ہی بک ہیں یا ورکشاپ میں ہیں، تو اکثر وجہ پرانا اشتہار ہوتا ہے۔ نیچے دی گئی حیثیتوں کی جدول، تبدیلی کے اصول اور ٹریکر کے کالم استعمال کر کے اپنی اسپریڈشیٹ میں کرائے کی مشین کی دستیابی کا کیلنڈر بنائیں۔
اشتہار میں غلط دستیابی سے آپ کا کیا نقصان ہوتا ہے؟
ایسا اشتہار جو مشین کو دستیاب دکھائے حالانکہ وہ نہ ہو، ایسی پوچھ گچھ پیدا کرتا ہے جسے آپ پورا نہیں کر سکتے۔ گاہک پوچھتا ہے، انتظار کرتا ہے، پھر انکار سنتا ہے۔ اس سے دونوں کا وقت ضائع ہوتا ہے۔
گاہک آپ کے جواب دینے کی رفتار اور ریٹنگ جیسے اشارے بھی دیکھتا ہے۔ دیر سے جواب، یا انتظار کے بعد "نہیں"، تو وہ اگلی بار آپ کا اشتہار نظر انداز کر سکتا ہے۔
مزید پوچھ گچھ کے لیے مشین کرائے پر دینے کے لیے گاہک کیسے حاصل کریں دیکھیں۔ درست دستیابی ان پوچھ گچھ کو کارآمد بناتی ہے۔
مشین اصل میں کن حالتوں میں ہو سکتی ہے؟
زیادہ تر الجھن اس لیے ہوتی ہے کہ ایک ہی لفظ "دستیاب" کئی مختلف صورتوں کے لیے استعمال ہوتا ہے۔ مشین دراصل ان پانچ میں سے کسی ایک حالت میں ہوتی ہے۔
| حیثیت | اس کا مطلب | گاہک کو کیا بتائیں | کب بدلیں |
|---|---|---|---|
| ابھی کھلی | کوئی بکنگ نہیں، کوئی سروس نہیں، چلنے کے لیے تیار | دستیاب | بکنگ ہو، یا سروس کا وقت آ جائے |
| بک شدہ | قبول شدہ بکنگ کا وعدہ، جو ابھی شروع نہیں ہوئی | ان تاریخوں کے لیے دستیاب نہیں | کرایہ شروع ہو (پھر یہ "کرائے پر" ہے) |
| کرائے پر، واپسی کی تاریخ معلوم | گاہک کے کام میں، معلوم واپسی کی تاریخ کے ساتھ | ابھی دستیاب نہیں؛ واپسی کی تاریخ صرف پکی ہو تو بتائیں | گاہک توسیع کرے، یا جلد واپس کرے |
| ورکشاپ میں | دیکھ بھال یا مرمت، متوقع تکمیل کے ساتھ | ورکشاپ سے جاری ہونے تک دستیاب نہیں | ورکشاپ اسے جاری کرے اور کرائے سے پہلے کی جانچ پاس ہو |
| منتقل ہو رہی ہے | سائٹس یا یارڈز کے درمیان سفر میں | پہنچنے تک دستیاب نہیں؛ تاریخ صرف پکی ہو تو بتائیں | پہنچے اور اس کی جانچ ہو جائے |
پرکھنے کا طریقہ سادہ ہے: اشتہار پر وہی حیثیت ہو جس پر گاہک بھروسہ کر سکے۔ اگر آپ کل مشین بھیجنے کے بارے میں مطمئن نہیں ہیں، تو وہ "ابھی کھلی" نہیں ہے۔
مشین ابھی کرائے پر ہو سکتی ہے، اور کسی بعد کی تاریخ کے لیے بک بھی۔ موجودہ حیثیت ریکارڈ کریں، اور بعد کی تاریخیں الگ سے بلاک کریں۔
نوٹ. "بک شدہ" اور "کرائے پر" الگ حالتیں ہیں۔ بک شدہ مشین ابھی نہیں نکلی، اس لیے وہ اب بھی کھلی لگ سکتی ہے۔ جس دن بکنگ ہو، اسی دن وہ تاریخیں بلاک کریں۔
اشتہار کب اپ ڈیٹ کرنا ضروری ہے؟
اپ ڈیٹ واقعات پر کریں، کسی شیڈول پر نہیں۔ یہ واقعات حیثیت بدلتے ہیں:
- کوٹیشن قبول ہو اور بکنگ بن جائے۔
- کرائے میں توسیع کر دی جائے۔
- مشین خراب حالت میں واپس آئے، یا اسے سروس کی ضرورت ہو۔
- مشین بیچ دی جائے۔
- اس کے معائنے کا سرٹیفکیٹ ختم ہو جائے۔
فوراً اپ ڈیٹ کریں، اگلی پوچھ گچھ آنے سے پہلے۔
معائنے کا سرٹیفکیٹ آسانی سے بھول جاتا ہے، کیونکہ جس دن یہ ختم ہوتا ہے اس دن کچھ نظر نہیں آتا۔ اس کی تاریخ مشین کے ساتھ کیلنڈر میں رکھیں، اور تاریخ سے پہلے مشین کو بلاک کریں، بعد میں نہیں۔ جس منصوبے کو درست سرٹیفکیٹ چاہیے، وہاں ختم شدہ سرٹیفکیٹ کے ساتھ مشین نہ بھیجیں۔ کون سا سرٹیفکیٹ، اور کتنی بار، یہ مشین، منصوبے، سائٹ کے مالک اور بیمہ کمپنی کے مطابق ہوتا ہے۔ کام پر روانہ کرنے سے پہلے تصدیق کریں۔
واپسی، توسیع اور ورکشاپ کا وقت بغیر کسی خلا کے کیسے طے کریں؟
توسیع دستیابی غلط ہونے کی سب سے عام وجہ ہے۔ گاہک مشین چند دن زیادہ رکھ لیتا ہے، اور پہلے سے وعدہ کی گئی بکنگ اس سے ٹکرا جاتی ہے۔
مثال کے طور پر، ایک ایکسکیویٹر 10 تاریخ کو واپس آنا ہے، اور آپ نے اسے 11 تاریخ سے ایک نئے گاہک کے لیے وعدہ کر دیا ہے۔ پہلا گاہک 14 تاریخ تک توسیع کر دیتا ہے۔ اب دونوں میں سے ایک گاہک کے پاس مشین نہیں ہوگی۔
حل ایک عادت ہے: ہر کرائے کی آخری تہائی مدت میں گاہک سے پوچھیں کہ کیا وہ توسیع کرے گا، اور جواب لکھ لیں۔ مثال کے طور پر، 30 دن کے کرائے پر دن 20 کے قریب پوچھیں۔ چند دن کے کرائے پر شروع میں اور ایک دن پہلے دوبارہ پوچھیں۔ اگر جواب "شاید" ہو تو واضح جواب آنے تک مشین کو کرائے پر ہی سمجھیں۔
توسیع کی منظوری سے پہلے اس مشین کی اگلی بکنگ دیکھیں۔ اگر وہ بک شدہ ہے تو گاہک کو ابھی بتائیں کہ توسیع نہیں ہو سکتی، یا اسی قسم کی دوسری مشین پیش کریں۔ اگلے گاہک کو شروع ہونے کی تاریخ اس وقت تک نہ دیں جب تک توسیع کا جواب نہ آ جائے، یا کہیں کہ تاریخ اسی پر منحصر ہے۔ توسیع اور جلد واپسی کی شرائط کے لیے مشینری کرائے میں توسیع، جلد واپسی اور ڈپازٹ دیکھیں۔
سروسنگ دو کرایوں کے درمیان کے خالی وقفوں میں رکھیں، اور ان تاریخوں کے لیے مشین کو پہلے سے غیر دستیاب نشان زد کریں، تاکہ بکنگ آنے پر پتہ نہ چلے کہ تاریخیں ٹکرا رہی ہیں۔ مرمت شدہ مشین اسی وقت "ابھی کھلی" ہوتی ہے جب ورکشاپ اسے جاری کرے اور وہ آپ کی اپنی کرائے سے پہلے کی جانچ پاس کر لے۔
خرابی کا وقت پہلے سے طے نہیں ہوتا، لیکن حیثیت پھر بھی تیزی سے بدل سکتی ہے۔ خرابی ہو جائے تو پہلے گھنٹے میں کیا کرنا ہے، یہ کرائے کی مشین خراب ہو جائے تو کیا کریں: پہلا گھنٹہ میں بتایا گیا ہے۔
مشورہ. واپسی کی تاریخ ایک دن کی بجائے ایک وقفے کے طور پر طے کریں۔ مشین کو تیار کہنے سے پہلے اس کی جانچ، صفائی اور ایندھن بھرنے کا وقت، اور اگلی سائٹ تک منتقلی کا وقت بھی جوڑیں۔
جب مشین مصروف ہو مگر جلد فارغ ہو جائے تو گاہک کو کیا بتائیں؟
جو مشین جلد فارغ ہو جائے، وہ پھر بھی ایک ممکنہ کام ہے، اس لیے سیدھا انکار نہ کریں۔ جواب دینے کا عمومی طریقہ کرائے کی درخواست کا جواب کیسے دیں: پہلا ایک گھنٹہ میں ہے۔
گاہک کی مطلوبہ مدت کے لیے شروع ہونے کی واضح تاریخ دیں۔ مثال کے طور پر: "یہ مشین 12 تاریخ تک ایک دوسرے کام پر ہے۔ ہم 13 تاریخ سے آپ کا کرایہ شروع کر سکتے ہیں۔" لچکدار تاریخوں والا گاہک پھر بھی آپ کو چن سکتا ہے، مگر مقررہ تاریخوں والا فوراً کہیں اور دیکھ سکتا ہے۔
تاریخ کتنی پکی ہے، یہ صاف بتائیں:
- اگر واپسی پکی ہو تو یہ بتائیں، اور تاریخ دیں۔
- اگر یہ توسیع کے جواب پر منحصر ہو تو کہیں کہ ابھی پکا نہیں ہوا، اور بتائیں کہ آپ کو کب معلوم ہوگا۔
- اگر مشین ورکشاپ میں ہو تو ریلیز کی متوقع تاریخ صرف تب بتائیں جب وہ ورکشاپ سے ملی ہو۔
اندازے سے تاریخ کبھی نہ دیں۔ غلط "ہاں" ایک واضح "ابھی نہیں" سے بدتر ہے۔
کیلنڈر کی ہفتہ وار مختصر جانچ کیسے کریں؟
ہفتے میں ایک بار، ایک ہی وقت پر، ہر مشین کو دیکھیں۔ اسپریڈشیٹ، نوٹ بک یا فون کا کیلنڈر، کوئی بھی طریقہ چل جائے گا۔ اوزار سے زیادہ اہم یہ ہے کہ جائزہ ہر ہفتے لیا جائے۔
- اوپر کی جدول سے ہر مشین اور اس کی موجودہ حیثیت لکھیں۔
- ہر کرائے کے لیے واپسی کی تاریخ دیکھیں، اور یہ کہ گاہک نے واپسی کی تصدیق کی ہے یا توسیع کی ہے۔
- ورکشاپ کے کام جانچیں: مکمل ہو گئے، تاخیر کا شکار ہیں، یا پرزوں کا انتظار ہے؟
- اگلے دو سے چار ہفتوں کو دیکھیں۔ کون سی مشینیں کھلی ہیں، اور کون سے خلا سروس کے لیے استعمال ہو سکتے ہیں؟
- اگلے ماہ کے لیے معائنے کے سرٹیفکیٹ کی تاریخیں دیکھیں۔
- کیلنڈر کا اپنی بکنگ اور کرائے کے ریکارڈ سے موازنہ کریں، پھر ہر اشتہار کو اس کے مطابق اپ ڈیٹ کریں۔
کیلنڈر ایک قطار فی مشین رکھیں۔ یہ کالم کافی ہیں:
| مشین | حیثیت | موجودہ کرایہ ختم ہوتا ہے | اگلی بکنگ شروع ہوتی ہے | سروس کی تاریخ | سرٹیفکیٹ ختم ہوتا ہے |
|---|---|---|---|---|---|
| ایکسکیویٹر A | کرائے پر | 10 نومبر | 12 نومبر | 20 نومبر | 3 جنوری |
یہ قطار ایک مثال ہے۔ اسے اپنے ریکارڈ سے بھریں، اور سروس اور سرٹیفکیٹ کی تاریخیں ان کے آنے سے پہلے بلاک کریں۔
موسمی عروج اور منصوبوں کے آغاز پر کئی گاہک ایک ہی تاریخیں مانگتے ہیں۔ کیلنڈر جتنا درست ہوگا، توڑے گئے وعدے اتنے ہی کم ہوں گے۔ کسی مصروف دور سے ٹھیک پہلے دوبارہ جائزہ لیں۔
احتیاط. اگر اشتہار اور آپ کے بکنگ اور کرائے کے ریکارڈ میں فرق ہو، تو پہلے ریکارڈ جانچیں، پھر اشتہار فوراً درست کریں۔ گاہک کے خود فرق دیکھنے کا انتظار نہ کریں۔
Maedah پر یہ کام کیسے کریں؟
Maedah پر اشتہار اسی وقت کھلا رکھیں جب مشین واقعی کرائے کے لیے کھلی ہو۔ مشین طویل کام پر ہو یا ورکشاپ میں، تو اشتہار عارضی طور پر روک دیں۔ جب مشین اب بھی کرائے کے لیے خالی ہو، تو گاہک کو بتانے کے لیے دستیابی کی تصدیق کریں استعمال کریں کہ مشین ابھی کرائے کے لیے دستیاب ہے۔
کوٹیشن قبول ہونے سے ایک بکنگ بنتی ہے جسے آپ ٹریک کر سکتے ہیں۔ بکنگ شروع ہو، ختم ہو یا اس میں توسیع ہو، تو اشتہار اس کے مطابق اپ ڈیٹ کریں، اور کوٹیشن یا چیٹ میں واپسی کی تاریخ دیں۔
جب کوئی متعلقہ کرائے کی درخواست آئے، تو صرف انہی تاریخوں کی کوٹیشن دیں جو آپ واقعی پوری کر سکتے ہوں۔ مشین بعد میں فارغ ہوگی تو شروع ہونے کی تاریخ لکھیں، اور بتائیں کہ تاریخ پکی ہے یا نہیں۔ واپسی اور ورکشاپ کی تاریخوں کا اصل ریکارڈ اپنے کیلنڈر میں رکھیں، اور اشتہار کی حیثیت اس سے ملائیں۔
یہی پانچ حیثیتیں ایکسکیویٹرز، کرینیں اور جنریٹرز پر بھی لاگو ہوتی ہیں۔
