یہ گائیڈ بتاتی ہے کہ مشینری کرائے کی درخواست میں کیا کیا لکھنا چاہیے۔ یہ سائٹ مینیجر، پروکیورمنٹ اسٹاف اور مالکان کے لیے ہے جن کی پچھلی درخواستوں پر درجنوں سوال آئے، یا ایسی کوٹیشنز ملیں جن کا آپس میں موازنہ نہیں ہو سکا۔ نیچے کی فہرستوں کو فارم کی طرح بھریں: پہلے وہ حصہ جو ہر درخواست میں ہوتا ہے، پھر اپنی مشین کا حصہ، اور آخر میں اپنا متن کمزور اور مضبوط نمونے سے ملا لیں۔
مبہم درخواست پر بے کار کوٹیشنز کیوں ملتی ہیں؟
سپلائر صرف وہی قیمت لگا سکتا ہے جو درخواست میں لکھا ہو۔ اگر لکھا ہے "اگلے ہفتے کرین چاہیے"، تو سپلائر کو صلاحیت، کرائے کی مدت، سائٹ اور آپریٹر کے بارے میں اندازہ لگانا پڑتا ہے۔ ہر سپلائر کا اندازہ الگ ہوتا ہے۔
نتیجے میں دو طرح کے جواب آتے ہیں۔ کچھ سپلائر سوال بھیجتے ہیں، اور آپ وہی جواب بار بار دیتے ہیں۔ کچھ اپنے فرض کیے ہوئے مفروضوں پر کوٹیشن دے دیتے ہیں، اس لیے ہر کوٹیشن میں الگ چیزیں شامل ہوتی ہیں اور موازنہ نہیں ہو پاتا۔
عام غلطی یہ ہے کہ پہلے پیغام کو صرف سلام دعا سمجھ لیا جاتا ہے۔ حل یہ ہے کہ سپلائر کے سوالوں کے جواب پہلے ہی درخواست میں لکھ دیں۔ آگے وہی فہرست ہے۔
ہر مشینری کرائے کی درخواست میں کیا لکھنا ضروری ہے؟
یہ باتیں مشین جو بھی ہو، ہر درخواست میں ہونی چاہئیں:
- مشین کی قسم اور سائز یا صلاحیت۔ صرف "ایکسکیویٹر" کافی نہیں؛ کلاس لکھیں یا یہ کہ مشین سے کیا کام لینا ہے۔
- تعداد۔ ایک مشین چاہیے یا ایک ہی قسم کی تین۔
- شروع کی تاریخ اور متوقع مدت۔ بتائیں کہ تاریخیں پکی ہیں یا آگے پیچھے ہو سکتی ہیں۔
- روزانہ کے گھنٹے اور ہفتے کے دن۔ کرایہ عام طور پر متوقع استعمال پر بنتا ہے۔ جو مشین روزانہ دس گھنٹے، ہفتے میں چھ دن چلے، اس کا کام آٹھ گھنٹے اور پانچ دن والی مشین سے مختلف ہے۔
- شہر اور سائٹ کا صحیح مقام۔ صرف شہر نہیں، سائٹ کا نام لکھیں اور نقشے کا پن یا ایسا پتہ دیں جس پر ڈرائیور پہنچ سکے۔
- آپریٹر ہے یا نہیں۔ بتائیں کہ سپلائر ڈرائیور یا آپریٹر دے، یا آپ کا اپنا قابل آپریٹر مشین چلائے گا (دیکھیں: آپریٹر کے ساتھ یا بغیر کرایہ، ویٹ ہائر اور ڈرائی ہائر)۔
- ڈیلیوری، واپسی اور ایندھن۔ بتائیں کہ مشین پہنچانا اور واپس لے جانا سپلائر کرے گا یا نہیں، ایندھن کون دے گا، اور کیا کچھ اور بھی شامل ہونا ہے (جیسے آپریٹر کی رہائش اور کھانا)۔
مشورہ. سپلائر کی زبان میں مشین کا نام معلوم نہیں؟ دیکھیں چھ زبانوں میں بھاری مشینری کے نام۔
اگر کسی بات کا جواب ابھی معلوم نہیں تو اس کے آگے "ابھی معلوم نہیں" لکھ دیں۔ سپلائر لکھی ہوئی کمی کے مطابق منصوبہ بنا سکتا ہے، مگر غائب سطر کے مطابق نہیں۔
کرین، ایکسکیویٹر اور جنریٹر کے لیے اضافی تفصیل کیا ہو؟
اوپر کی باتیں کم از کم ہیں۔ ہر مشین کے اپنے سوال ہوتے ہیں جن سے طے ہوتا ہے کہ سپلائر کون سی یونٹ بھیجے۔
| مشین | درخواست میں یہ بھی لکھیں | سپلائر کو یہ کیوں چاہیے |
|---|---|---|
| کرینیں | سب سے بھاری لوڈ کا وزن، لفٹ ریڈیئس، لفٹ کی اونچائی، لفٹ کے آس پاس رکاوٹیں، اور یہ کہ سپلائر کا لفٹ پلان چاہیے یا نہیں | سپلائر صلاحیت صرف لوڈ کے وزن سے نہیں، مینوفیکچرر کے لوڈ چارٹ سے چنتا ہے۔ رگنگ اور لفٹنگ کا سامان بھی بوجھ بڑھاتا ہے، اس لیے پوری تصویر درکار ہے۔ |
| ایکسکیویٹرز | کھدائی کی گہرائی، درکار پہنچ، مٹیریل (مٹی، چٹان، ملبہ)، اٹیچمنٹ جیسے بریکر یا خاص بکٹ، زیر زمین کیبل یا پائپ جو معلوم ہوں | گہرائی اور پہنچ سے سائز طے ہوتا ہے؛ مٹیریل اور اٹیچمنٹ سے کام کی نوعیت۔ دبی ہوئی سروسز کا علم کھدائی سے پہلے ہونا چاہیے۔ |
| جنریٹرز | کل کنیکٹڈ لوڈ یا وہ آلات جو اس سے چلیں گے، وولٹیج اور فیز، پرائم یا اسٹینڈ بائی ڈیوٹی | پرائم (مرکزی سپلائی) اور اسٹینڈ بائی (بیک اپ) کی ریٹنگ الگ ہوتی ہے، اور یونٹ کا انتخاب لوڈ پر ہوتا ہے۔ |
وہ حقائق لکھیں جن سے سائز طے ہوتا ہے۔ اگر آپ کے کلائنٹ کی اسپیسیفکیشن یا سائٹ کوئی کلاس لازمی کرتی ہے تو اسے شرط کے طور پر لکھیں؛ ورنہ یونٹ سپلائر کو تجویز کرنے دیں۔ انتخاب سمجھنا ہو تو پڑھیں کرین کی صلاحیت کیسے چنیں یا کتنے سائز کا ایکسکیویٹر چاہیے۔
سائٹ اور راستے کے بارے میں کیا بتائیں؟
راستہ بھی مشین جتنا اہم ہے۔ مشین کام کی جگہ پہنچنے سے پہلے گیٹ پر یا اندر آنے والی سڑک پر ہی اٹک سکتی ہے۔ یہ باتیں لکھیں:
- گیٹ کی چوڑائی اور داخلے پر اونچائی کی کوئی حد۔
- سڑک کی چوڑائی اور یہ کہ بڑا ٹرک مڑ سکتا ہے یا نہیں۔
- اوپر سے گزرتی تاریں، راستے کے قریب یا کام کی جگہ کے قریب۔ کرین اور اونچے لوڈ کے لیے یہ سنگین خطرہ ہیں، اس لیے سپلائر اور سائٹ دونوں کو اس کے مطابق منصوبہ بنانا ہوگا۔
- زمین: نرم، ریتیلی، ڈھلوان یا گیلی زمین سے طے ہوتا ہے کہ کیا پہنچ سکتا ہے اور کہاں کھڑا ہو سکتا ہے۔
- اتارنے کی جگہ: بڑی مشین سائٹ پر اتاری جا سکتی ہے یا نہیں، اور کہاں۔
- ڈرائیور سے کون ملے گا۔ عہدہ لکھیں (مثلاً سائٹ فورمین)۔ فون نمبر کھلی درخواست میں نہیں، کوٹیشن قبول کرنے کے بعد منتخب سپلائر کو دیں۔
اگر یقین نہ ہو تو یہی لکھ دیں۔ "گیٹ تقریباً 4 میٹر، ناپا نہیں" خاموشی سے بہتر ہے، کیونکہ سپلائر پوچھ سکتا ہے یا ایسی مشین بھیجنے سے پہلے خود دیکھ سکتا ہے جو شاید گیٹ سے نہ گزرے۔
کون سی شرائط شروع ہی میں لکھ دینی چاہئیں؟
شرائط وہ باتیں ہیں جو مشین کو گیٹ پر روک سکتی ہیں۔ انہیں کوٹیشن کے بعد نہیں، پہلے پیغام میں لکھیں۔
- انشورنس کی وہ شرائط جو آپ، آپ کے کلائنٹ یا سائٹ کے مالک کی طرف سے ہوں۔
- معائنہ: مثلاً TÜV معائنے کا سرٹیفکیٹ، اگر آپ کا پروجیکٹ مانگتا ہو۔
- سائٹ کی منظوری: مثلاً Aramco کی منظوری، اگر سائٹ کو چاہیے۔
- فوری آغاز: اگر تاریخ تنگ ہے تو صاف لکھیں۔
شرط کا نام لکھنے کا مطلب یہ نہیں کہ آپ کو اس کا صحیح قاعدہ معلوم ہے۔ تقاضے پروجیکٹ، سائٹ کے مالک، بلدیہ اور انشورنس کمپنی کے لحاظ سے مختلف ہوتے ہیں، اس لیے مشین بھیجنے سے پہلے اپنے کلائنٹ یا سائٹ کے مالک سے تصدیق کریں۔ پھر نتیجہ درخواست میں لکھ دیں۔
احتیاط. منظوریاں اور معائنے کے کاغذات ڈیلیوری کے دن پر نہ چھوڑیں۔ موازنے کے دوران ہی سپلائر سے موجودہ سرٹیفکیٹ اور اس کی میعاد کی تاریخ مانگ لیں۔
کیا تصویر، ویڈیو یا وائس نوٹ لگانا چاہیے؟
جی ہاں، جب وہ الفاظ بچائیں۔ چار چیزوں سے زیادہ تر سوال ختم ہو جاتے ہیں:
- داخلے کا راستہ اور آنے والی سڑک، جس میں گیٹ کی چوڑائی، کربز اور اوپر کی کوئی رکاوٹ نظر آئے۔
- وہ جگہ جہاں مشین کھڑی ہوگی یا کھدائی کرے گی، تاکہ زمین کی سطح اور ڈھلوان دکھائی دے۔
- لوڈ، اگر آپ کچھ اٹھا رہے ہیں یا منتقل کر رہے ہیں: اس کی شکل اور رگنگ کی جگہ۔
- راستے پر چلتی ہوئی مختصر ویڈیو، سڑک سے کام کی جگہ تک۔
سائٹ پر کھڑے ہو کر ٹائپ کرنے سے وائس نوٹ تیز رہتا ہے۔ جو بھی لگائیں، ساتھ ایک سطر لکھ دیں کہ اس میں کیا دکھایا گیا ہے، کیونکہ سپلائر اسے چھوٹی اسکرین پر کھول سکتا ہے۔
کمزور اور مضبوط درخواست کا نمونہ
یہ ایک ہی کام کی دو طرح کی درخواستیں ہیں۔ اعداد فرضی ہیں اور صرف تفصیل کی سطح دکھانے کے لیے ہیں؛ یہ نہیں کہ آپ کے کام کو یہی چاہیے۔
| کمزور درخواست | مضبوط درخواست | |
|---|---|---|
| مشین | "کرین چاہیے" | "اسٹیل بیمز اٹھانے کے لیے ایک موبائل کرین۔" |
| لوڈ | نہیں لکھا | "سب سے بھاری بیم 6 ٹن، کرین کی جگہ سے 18 m ریڈیئس پر، 12 m اونچائی تک، مشرق کی طرف درخت۔ براہ کرم لفٹ پلان بھیجیں۔" |
| تاریخیں | "اگلے ہفتے" | "اتوار 18 اکتوبر سے شروع، 10 کام کے دن، روزانہ 8 گھنٹے، ہفتے میں 6 دن۔" |
| سائٹ | "جدہ" | "جدہ، نقشے کا پن لگا ہے، گیٹ 5 m چوڑا، سخت دبی ہوئی زمین۔" |
| آپریٹر | نہیں لکھا | "آپریٹر اور رگر سپلائر کی طرف سے۔" |
| ڈیلیوری | نہیں لکھا | "سپلائر مشین پہنچائے اور واپس لے جائے؛ ایندھن ہم دیں گے۔" |
| شرائط | نہیں لکھا | "سپلائر کی انشورنس اور درست معائنہ سرٹیفکیٹ ضروری ہے؛ سائٹ کی تصاویر لگی ہیں۔" |
کمزور درخواست پر سوال لوٹ کر آتے ہیں۔ مضبوط درخواست پر ایسی کوٹیشنز آتی ہیں جن میں ایک ہی کام شامل ہوتا ہے، اس لیے آپ اندازے کے بغیر مشینری کرائے کی کوٹیشنز کا برابر شرائط پر موازنہ کر سکتے ہیں کہ کس میں کیا چھوٹ گیا۔
معِدّہ (Maedah) پر یہ کیسے کریں؟
آپ کی درخواست اس شہر کے ان سپلائرز تک پہنچتی ہے جو وہ کیٹیگری پیش کرتے ہیں۔ درخواست کا فارم مشینیں اور تعداد، شہر، نقشے پر سائٹ کا پن، تاریخیں اور شرائط لیتا ہے، جیسے ڈرائیور، انشورنس، TÜV معائنہ، Aramco منظوری یا فوری۔ سائٹ یا لوڈ دکھانے کے لیے تصاویر، ویڈیوز اور ایک وائس نوٹ بھی لگا سکتے ہیں۔
پھر سیلڈ کوٹیشنز آتی ہیں اور ساتھ ساتھ رکھی جاتی ہیں، جن میں دکھایا جاتا ہے کہ ہر کوٹیشن میں کیا شامل ہے۔ قیمت اور ادائیگی آپ اور سپلائر آپس میں طے کرتے ہیں۔
پورا طریقہ پڑھنا ہو تو دیکھیں سعودی عرب میں بھاری مشینری کرائے پر کیسے لیں۔
