আপনি যদি সাইট ম্যানেজার, প্রকিউরমেন্টের লোক বা মালিক হন এবং আগের রিকোয়েস্টে ডজনখানেক প্রশ্ন ফেরত এসে থাকে, এই লেখা আপনার জন্য। ইকুইপমেন্ট ভাড়ার রিকোয়েস্ট একটা ফর্মের মতো ভরুন: আগে সব রিকোয়েস্টের মূল অংশ, তারপর মেশিনের নিজস্ব অংশ, শেষে নমুনার সঙ্গে নিজের লেখা মিলিয়ে নিন।
অস্পষ্ট রিকোয়েস্ট দিলে কোটেশন কেন কাজে লাগে না?
সাপ্লায়ার শুধু সেটারই দাম ধরতে পারে, যা রিকোয়েস্টে লেখা আছে। "আগামী সপ্তাহে একটা ক্রেন লাগবে" লিখলে তাকে অনুমান করতে হয়: কত টনের ক্রেন, কতদিনের ভাড়া, সাইট কোথায়, অপারেটর সঙ্গে যাবে কি না। প্রতিজন অনুমান করে একেক রকম।
ফলে দুই ধরনের উত্তর আসে। কেউ প্রশ্ন পাঠায়, আর আপনি একই প্রশ্নের জবাব বারবার দেন। কেউ নিজের মতো ধরে নিয়ে কোটেশন দেয়, তাই কোটেশনগুলো আলাদা আলাদা জিনিসের হয়ে যায় এবং পাশাপাশি রেখে মেলানো যায় না।
অনেকেই প্রথম মেসেজটাকে শুধু "হ্যালো" মনে করেন। সমাধান হলো সাপ্লায়ার জিজ্ঞেস করার আগেই তার প্রশ্নগুলোর উত্তর রিকোয়েস্টে লিখে দেওয়া। কোন প্রশ্নগুলো, তা নিচে আছে।
ভাড়ার রিকোয়েস্টে কোন সাতটি তথ্য সবসময় লাগে?
মেশিন যা-ই হোক, এই তথ্যগুলো প্রতিটি রিকোয়েস্টে থাকা উচিত:
- মেশিনের ধরন এবং সাইজ বা ক্ষমতা। শুধু "এক্সকাভেটর" লিখলে চলে না; ক্লাস বা কাজটা লিখুন, যেমন কী খুঁড়তে হবে।
- সংখ্যা। একটি মেশিন, নাকি একই ধরনের তিনটি।
- শুরুর তারিখ এবং আনুমানিক মেয়াদ। তারিখ পাকা, নাকি আগে-পরে হতে পারে, তা জানান।
- দিনে কত ঘণ্টা এবং সপ্তাহে কত দিন। ভাড়া সাধারণত ধরে নেওয়া ব্যবহারের ওপর ঠিক হয়। দিনে দশ ঘণ্টা, সপ্তাহে ছয় দিন চলা মেশিন আর দিনে আট ঘণ্টা, সপ্তাহে পাঁচ দিন চলা মেশিন তাই আলাদা কাজ।
- শহর এবং সাইটের সঠিক জায়গা। শুধু শহরের নাম নয়, সাইটের নাম দিন, সঙ্গে ম্যাপ পিন বা এমন ঠিকানা, যা ধরে ড্রাইভার পৌঁছাতে পারে।
- অপারেটর লাগবে কি না। সাপ্লায়ার ড্রাইভার বা অপারেটর দেবে, নাকি আপনার নিজের দক্ষ অপারেটর চালাবে, তা লিখুন (দেখুন অপারেটরসহ না অপারেটর ছাড়া ভাড়া)।
- ডেলিভারি, ফেরত এবং ডিজেল। সাপ্লায়ার মেশিন পৌঁছে দেবে ও ফেরত নেবে কি না, ডিজেল কে দেবে, এবং অন্য কিছু (অপারেটরের থাকা, খাবার) ধরতে হবে কি না।
পরামর্শ. সাপ্লায়ারের ভাষায় মেশিনের নাম কী, তা না জানলে দেখুন ছয় ভাষায় ভারী মেশিনের নাম।
কোনো উত্তর এখনো জানা না থাকলে পাশে লিখে দিন "এখনো জানা নেই"। লেখা ফাঁক ধরে সাপ্লায়ার পরিকল্পনা করতে পারে, কিন্তু বাদ পড়ে যাওয়া লাইন ধরে পারে না।
ক্রেন, এক্সকাভেটর বা জেনারেটরের জন্য বাড়তি কী লিখব?
উপরের সাতটি তথ্য হলো ন্যূনতম। প্রতিটি মেশিনের কিছু বাড়তি প্রশ্ন আছে, যার উত্তরে ঠিক হয় সাপ্লায়ার কোন ইউনিট পাঠাবে।
| মেশিন | রিকোয়েস্টে যা যোগ করবেন | সাপ্লায়ারের কেন দরকার |
|---|---|---|
| ক্রেন | সবচেয়ে ভারী লোডের ওজন, লিফটের রেডিয়াস, লিফটের উচ্চতা, লিফটের আশপাশের বাধা, আর সাপ্লায়ারের লিফট প্ল্যান লাগবে কি না | সাপ্লায়ার ক্ষমতা বাছে প্রস্তুতকারকের লোড চার্ট দেখে, শুধু লোডের ওজন দেখে নয়। রিগিং আর লিফটিং গিয়ারও ওজন বাড়ায়, তাই পুরো ছবিটা দরকার। |
| এক্সকাভেটর (ভেকু) | খোঁড়ার গভীরতা, কতটা দূর পর্যন্ত নাগাল লাগবে, মাটির ধরন (মাটি, পাথর, ভাঙা ধ্বংসাবশেষ), ব্রেকার বা বিশেষ বাকেটের মতো অ্যাটাচমেন্ট, মাটির নিচের কোনো পরিচিত তার বা পাইপ | গভীরতা ও নাগাল ঠিক করে সাইজ; মাটির ধরন ও অ্যাটাচমেন্ট ঠিক করে কাজের ধরন। খোঁড়ার আগে মাটির নিচের লাইনের কথা জানা থাকতে হবে। |
| জেনারেটর | মোট কানেক্টেড লোড বা যেসব যন্ত্র চালাবে তার তালিকা, ভোল্টেজ ও ফেজ, প্রাইম নাকি স্ট্যান্ডবাই ব্যবহার | প্রাইম (মূল সরবরাহ) আর স্ট্যান্ডবাই (ব্যাকআপ) আলাদাভাবে রেট করা হয়, আর লোড দেখেই ইউনিট ঠিক হয়। |
যে তথ্য সাইজ ঠিক করে, সেটা দিন। আপনার ক্লায়েন্টের স্পেসিফিকেশন বা সাইট যদি কোনো ক্লাস বেঁধে দেয়, তা শর্ত হিসেবে লিখুন। না দিলে ইউনিটটা সাপ্লায়ারকে প্রস্তাব করতে দিন। সিদ্ধান্তটা বুঝতে চাইলে পড়ুন কীভাবে ক্রেনের ক্ষমতা বাছবেন অথবা কত সাইজের এক্সকাভেটর লাগবে।
সাইট ও ঢোকার পথ কীভাবে বর্ণনা করব?
সাইটে ঢোকার পথ মেশিনের মতোই গুরুত্বপূর্ণ। কাজের জায়গায় পৌঁছানোর আগেই গেটে বা রাস্তায় ডেলিভারি আটকে যেতে পারে। লিখে রাখুন:
- গেটের প্রস্থ এবং প্রবেশমুখে উচ্চতার কোনো সীমা আছে কি না।
- রাস্তার প্রস্থ এবং বড় ট্রাক সেখানে মোড় নিতে পারবে কি না।
- মাথার ওপরের তার: রুটের কাছে বা কাজের জায়গার কাছে থাকলে জানান। ক্রেন ও উঁচু লোডের জন্য এটা মারাত্মক ঝুঁকি, তাই সাপ্লায়ার ও সাইট দুই পক্ষকেই আগে থেকে পরিকল্পনা করতে হবে।
- মাটি: নরম, বালুময়, ঢালু বা ভেজা মাটিতে কী পৌঁছানো যাবে আর কোথায় মেশিন দাঁড়াতে পারবে, তা বদলে যায়।
- নামানো: সাইটে বড় মেশিন নামানো সম্ভব কি না, এবং কোথায়।
- ড্রাইভারকে কে রিসিভ করবে। পদের নাম লিখুন, যেমন সাইট ফোরম্যান। ফোন নম্বর খোলা রিকোয়েস্টে নয়, কোটেশন গ্রহণের পর বেছে নেওয়া সাপ্লায়ারকে দিন।
নিশ্চিত না হলে সেটাও লিখুন। "গেট প্রায় 4 মিটার, মাপা হয়নি" লেখা নীরব থাকার চেয়ে অনেক কাজের, কারণ তাতে সাপ্লায়ার জিজ্ঞেস করতে বা মেশিন না ঢোকার ঝুঁকি আগে যাচাই করতে পারে।
শুরুতেই কোন শর্তগুলো জানিয়ে দেব?
শর্ত হলো সেই বিষয়, যার জন্য গেটেই মেশিন আটকে যেতে পারে। কোটেশনের পরে নয়, প্রথম মেসেজেই এগুলো জানান।
- ইনস্যুরেন্সের শর্ত, আপনার, ক্লায়েন্টের বা সাইট মালিকের পক্ষ থেকে।
- ইন্সপেকশন: যেমন TÜV ইন্সপেকশন সার্টিফিকেট, যদি আপনার প্রজেক্ট চায়।
- সাইটের অনুমোদন: যেমন Aramco approval, যদি সাইটে লাগে।
- জরুরি শুরু: তারিখ ঘনিয়ে এলে স্পষ্ট করে লিখুন।
শর্তের নাম লিখলেই আপনাকে নিয়মের খুঁটিনাটি জানতে হবে, এমন নয়। শর্ত প্রজেক্ট, সাইট মালিক, মিউনিসিপ্যালিটি ও ইনস্যুরারভেদে আলাদা, তাই মেশিন রওনা হওয়ার আগে ক্লায়েন্ট বা সাইট মালিকের কাছ থেকে নিশ্চিত হয়ে নিন। তারপর ফলাফলটা রিকোয়েস্টে লিখে দিন।
সতর্কতা. অনুমোদন আর ইন্সপেকশনের কাগজ ডেলিভারির দিনের জন্য ফেলে রাখবেন না। কোটেশন মেলানোর সময়ই সাপ্লায়ারের কাছে বর্তমান সার্টিফিকেট আর তার মেয়াদ কবে শেষ, তা চেয়ে নিন।
ছবি, ভিডিও বা ভয়েস নোট কি দেব?
হ্যাঁ, যেখানে এতে লেখার পরিশ্রম বাঁচে। চারটি জিনিসই বেশিরভাগ প্রশ্নের উত্তর দিয়ে দেয়:
- প্রবেশমুখ ও আসার রাস্তা: গেটের প্রস্থ, ফুটপাতের কিনারা আর মাথার ওপরের কিছু থাকলে তা দেখা যায়।
- যেখানে মেশিন দাঁড়াবে বা খুঁড়বে: মাটির ধরন আর ঢাল দেখা যায়।
- লোড: কিছু তুললে বা সরালে তার আকৃতি এবং কোথায় রিগ করা যাবে।
- রাস্তা থেকে কাজের জায়গা পর্যন্ত হেঁটে তোলা ছোট ভিডিও।
সাইটে দাঁড়িয়ে টাইপ করার চেয়ে ভয়েস নোট দ্রুত। যা-ই জুড়ুন, সঙ্গে এক লাইনে লিখে দিন সেটা কী দেখাচ্ছে, কারণ সাপ্লায়ার হয়তো ছোট স্ক্রিনে ফাইল খুলবেন।
দুর্বল রিকোয়েস্ট আর ভালো রিকোয়েস্ট পাশাপাশি
একই কাজ দুইভাবে লিখলে কেমন দাঁড়ায়, নিচে তার একটি উদাহরণ। সংখ্যাগুলো বানানো; কতটা বিস্তারিত লিখতে হয় তা বোঝানোর জন্য, আপনার কাজে কী লাগবে তার ইঙ্গিত নয়।
| দুর্বল রিকোয়েস্ট | ভালো রিকোয়েস্ট | |
|---|---|---|
| মেশিন | "ক্রেন লাগবে" | "স্টিলের বিম তোলার জন্য একটি মোবাইল ক্রেন।" |
| লোড | লেখা নেই | "সবচেয়ে ভারী বিম 6 টন, ক্রেনের অবস্থান থেকে 18 মিটার রেডিয়াসে, 12 মিটার উচ্চতায় তুলতে হবে, পূর্ব দিকে গাছ আছে। লিফট প্ল্যান পাঠাবেন।" |
| তারিখ | "আগামী সপ্তাহে" | "রবিবার 18 অক্টোবর থেকে শুরু, 10 কর্মদিবস, দিনে 8 ঘণ্টা, সপ্তাহে 6 দিন।" |
| সাইট | "জেদ্দা" | "জেদ্দা, ম্যাপ পিন দেওয়া আছে, গেট 5 মিটার চওড়া, শক্ত চাপা মাটি।" |
| অপারেটর | লেখা নেই | "অপারেটর ও রিগার সাপ্লায়ার দেবে।" |
| ডেলিভারি | লেখা নেই | "সাপ্লায়ার পৌঁছে দেবে ও ফেরত নেবে; ডিজেল আমরা দেব।" |
| শর্ত | লেখা নেই | "সাপ্লায়ারের ইনস্যুরেন্স কভার ও বৈধ ইন্সপেকশন সার্টিফিকেট লাগবে; সাইটের ছবি দেওয়া আছে।" |
দুর্বল রিকোয়েস্টের জবাবে প্রশ্ন ফিরে আসে। ভালো রিকোয়েস্টের কোটেশনগুলো একই কাজের জন্য আসে, তাই কে কী বাদ দিয়েছে অনুমান না করেই আপনি ভাড়ার কোটেশন পাশাপাশি মিলিয়ে দেখতে পারেন।
Maedah-তে কীভাবে করবেন
আপনার রিকোয়েস্ট পৌঁছায় সেই শহরে ওই ক্যাটাগরির সাপ্লায়ারদের কাছে। রিকোয়েস্ট ফর্মে দিতে পারবেন মেশিন ও সংখ্যা, শহর, ম্যাপে পিন করা সাইট, তারিখ, এবং ড্রাইভার, ইনস্যুরেন্স, TÜV ইন্সপেকশন, Aramco approval বা Urgent-এর মতো শর্ত। সাইট বা লোড দেখাতে ছবি, ভিডিও আর একটি ভয়েস নোটও জুড়তে পারবেন।
এরপর সিলড কোটেশন আসে এবং পাশাপাশি সাজানো থাকে, প্রতিটিতে কী ধরা আছে তা সহ। দাম আর পেমেন্ট ঠিক হয় আপনার ও সাপ্লায়ারের মধ্যে।
পুরো প্রক্রিয়া জানতে পড়ুন সৌদি আরবে ভারী ইকুইপমেন্ট ভাড়া নেওয়ার ধাপ।
