अगर आपकी पिछली रिक्वेस्ट पर सप्लायरों के ढेर सारे सवाल लौटे, या ऐसे कोटेशन आए जिनकी आपस में तुलना नहीं हो सकी, तो यह गाइड आपके लिए है। साइट मैनेजर, प्रोक्योरमेंट स्टाफ़ और मालिक इसे फ़ॉर्म की तरह भरें: पहले हर मशीन वाला हिस्सा, फिर अपनी मशीन वाला हिस्सा, और आख़िर में अपना मसौदा नीचे के कमज़ोर और मज़बूत नमूने से मिलाएँ।
अधूरी रिक्वेस्ट से कोटेशन बेकार क्यों आते हैं?
सप्लायर उतना ही हिसाब लगा सकता है जितना रिक्वेस्ट में लिखा है। अगर बस इतना लिखा है कि "अगले हफ़्ते क्रेन चाहिए", तो उसे क्षमता, किराये की अवधि, साइट और ऑपरेटर, सब अंदाज़े से मानना पड़ता है। हर सप्लायर का अंदाज़ा अलग होता है।
नतीजे में दो तरह के जवाब आते हैं। कुछ सप्लायर सवाल भेजते हैं, और आप वही बातें बार-बार बताते रहते हैं। बाकी अपनी मान्यताओं पर कोटेशन दे देते हैं, इसलिए हर कोटेशन में अलग-अलग चीज़ें शामिल होती हैं और उनकी तुलना नहीं हो पाती।
आम गलती यह है कि पहले संदेश को सिर्फ़ जान-पहचान का संदेश मान लिया जाता है। इलाज यह है कि सप्लायर के पूछने से पहले ही उसके सवालों के जवाब रिक्वेस्ट में लिख दें। वे सवाल कौन से हैं, आगे की सूची में देखिए।
हर रेंटल रिक्वेस्ट में क्या ज़रूर लिखें?
मशीन कोई भी हो, ये बातें हर रिक्वेस्ट में होनी चाहिए:
- मशीन का प्रकार और साइज़ या क्षमता। सिर्फ़ "एक्सकेवेटर" काफ़ी नहीं है; उसकी श्रेणी या वह काम बताएँ जो उसे करना है।
- संख्या। एक मशीन चाहिए या एक ही प्रकार की तीन।
- शुरू होने की तारीख और अनुमानित अवधि। यह भी लिखें कि तारीखें पक्की हैं या आगे-पीछे हो सकती हैं।
- रोज़ के घंटे और हफ़्ते के दिन। रेट आमतौर पर अनुमानित इस्तेमाल पर बनता है। रोज़ 10 घंटे, हफ़्ते में 6 दिन चलने वाली मशीन का काम रोज़ 8 घंटे, हफ़्ते में 5 दिन वाले काम से अलग होता है।
- शहर और साइट की सही जगह। सिर्फ़ शहर नहीं, साइट का नाम लिखें और मैप पिन या ऐसा पता दें जिस पर ड्राइवर पहुँच सके।
- ऑपरेटर चाहिए या नहीं। बताएँ कि सप्लायर से ड्राइवर या ऑपरेटर चाहिए, या आपका अपना सक्षम ऑपरेटर मशीन चलाएगा। इसके लिए वेट हायर और ड्राई हायर का फ़र्क समझ लें।
- डिलीवरी, वापसी और डीज़ल। मशीन पहुँचाने और वापस ले जाने की ज़िम्मेदारी किसकी है, डीज़ल कौन देगा, और क्या कुछ और भी शामिल करना है, जैसे ऑपरेटर का रहना-खाना।
सुझाव. सप्लायर की भाषा में मशीन का नाम क्या होता है, यह पक्का नहीं? भारी मशीनों के छह भाषाओं में नाम देखिए।
किसी बात का जवाब अभी पता नहीं हो, तो उसके आगे "अभी पता नहीं" लिख दें। सप्लायर बताई हुई कमी के हिसाब से योजना बना सकता है, पर छूटी हुई पंक्ति के हिसाब से नहीं।
क्रेन, एक्सकेवेटर और जनरेटर के लिए और क्या जानकारी चाहिए?
ऊपर की बातें न्यूनतम हैं। हर मशीन के कुछ और सवाल तय करते हैं कि सप्लायर कौन सी यूनिट भेजेगा।
| मशीन | रिक्वेस्ट में यह जोड़ें | सप्लायर को यह क्यों चाहिए |
|---|---|---|
| क्रेन | सबसे भारी भार का वज़न, लिफ़्ट रेडियस, लिफ़्ट की ऊँचाई, लिफ़्ट के आसपास की रुकावटें, और सप्लायर का लिफ़्ट प्लान चाहिए या नहीं | सप्लायर क्षमता निर्माता के लोड चार्ट से चुनता है, सिर्फ़ भार के वज़न से नहीं। रिगिंग और लिफ़्टिंग गियर भी भार में जुड़ते हैं, इसलिए उसे पूरी तस्वीर चाहिए। |
| एक्सकेवेटर | खुदाई की गहराई, ज़रूरी पहुँच (रीच), मिट्टी, चट्टान या मलबा, अटैचमेंट जैसे ब्रेकर या कोई ख़ास बकेट, और ज़मीन के नीचे की ज्ञात केबल या पाइप | गहराई और रीच से साइज़ तय होता है; सामग्री और अटैचमेंट से काम का प्रकार। खुदाई शुरू होने से पहले दबी हुई लाइनों का पता होना चाहिए। |
| जनरेटर | कुल कनेक्टेड लोड या उन उपकरणों की सूची जो इस पर चलेंगे, वोल्टेज और फ़ेज़, प्राइम या स्टैंडबाय इस्तेमाल | प्राइम (मुख्य सप्लाई) और स्टैंडबाय (बैकअप) की रेटिंग अलग होती है, और लोड से तय होता है कि कौन सी यूनिट लगेगी। |
वही बातें दें जिनसे साइज़ तय होता है। अगर आपके क्लाइंट की स्पेसिफ़िकेशन या साइट ने कोई श्रेणी तय कर रखी है, तो उसे शर्त के तौर पर लिखें; नहीं तो यूनिट सप्लायर को सुझाने दें। चुनाव की वजह समझनी हो तो क्रेन की क्षमता कैसे चुनें और कितने साइज़ का एक्सकेवेटर चाहिए पढ़ें।
साइट और वहाँ तक पहुँच का रास्ता कैसे बताएँ?
पहुँच उतनी ही मायने रखती है जितनी मशीन। मशीन काम की जगह पहुँचे, उससे पहले गेट पर या रास्ते में ही डिलीवरी अटक सकती है। ये बातें लिखें:
- गेट की चौड़ाई और प्रवेश पर ऊँचाई की कोई सीमा।
- रास्ते की सड़क की चौड़ाई, और क्या बड़ा ट्रक वहाँ मुड़ सकता है।
- ऊपर से गुज़रती बिजली की लाइनें, रास्ते में या काम की जगह के पास। क्रेन और ऊँचे भार के लिए ये गंभीर ख़तरा हैं, इसलिए सप्लायर और साइट दोनों को इनके हिसाब से योजना बनानी होगी।
- ज़मीन: नरम, रेतीली, ढलान वाली या गीली ज़मीन से तय होता है कि क्या पहुँचाया जा सकता है और मशीन कहाँ खड़ी हो सकती है।
- उतारना: क्या बड़ी मशीन साइट पर उतारी जा सकती है, और कहाँ।
- ड्राइवर से कौन मिलेगा। पद का नाम लिखें (जैसे साइट फ़ोरमैन)। फ़ोन नंबर खुली रिक्वेस्ट में नहीं, कोटेशन मंज़ूर करने के बाद चुने हुए सप्लायर को दें।
अगर पक्का पता नहीं, तो यही लिखें। "गेट लगभग 4 मीटर, नापा नहीं है" चुप रहने से बेहतर है, क्योंकि तब सप्लायर पूछ सकता है या ऐसी मशीन भेजने से पहले जाँच सकता है जो शायद अंदर न जा सके।
कौन सी शर्तें शुरू में ही लिख देनी चाहिए?
शर्तें वे बातें हैं जो मशीन को गेट पर ही रोक सकती हैं। इन्हें कोटेशन के बाद नहीं, पहले ही संदेश में लिखें।
- बीमा की शर्तें, चाहे आपकी हों, क्लाइंट की हों या साइट मालिक की।
- निरीक्षण: जैसे TÜV निरीक्षण का प्रमाणपत्र, अगर आपका प्रोजेक्ट माँगता है।
- साइट की मंज़ूरी: जैसे Aramco की मंज़ूरी, अगर साइट को चाहिए।
- जल्दी शुरू करना: तारीख़ तंग हो तो साफ़ लिख दें।
किसी शर्त का नाम लिख देने का मतलब यह नहीं कि आपको उसका सटीक नियम पता है। शर्तें प्रोजेक्ट, साइट मालिक, नगरपालिका और बीमा कंपनी के हिसाब से बदलती हैं, इसलिए मशीन भेजे जाने से पहले अपने क्लाइंट या साइट मालिक से पक्का कर लें। फिर जो तय हो, उसे रिक्वेस्ट में लिख दें।
ध्यान रखें. मंज़ूरी और निरीक्षण के कागज़ात डिलीवरी वाले दिन के लिए न छोड़ें। तुलना के दौरान ही सप्लायर से मौजूदा प्रमाणपत्र और उसकी समाप्ति की तारीख़ माँग लें।
क्या फ़ोटो, वीडियो या वॉइस नोट जोड़ना चाहिए?
हाँ, जब वे शब्दों की जगह ले लें। चार चीज़ें ज़्यादातर सवालों का जवाब दे देती हैं:
- प्रवेश द्वार और पहुँच की सड़क, जिसमें गेट की चौड़ाई, किनारे के पत्थर और ऊपर की कोई चीज़ दिखे।
- वह जगह जहाँ मशीन खड़ी होगी या खुदाई करेगी, जिसमें ज़मीन की सतह और ढलान दिखे।
- भार, अगर आप कुछ उठवा या ढुलवा रहे हैं: उसका आकार और रिगिंग कहाँ बाँधी जा सकती है।
- रास्ते का छोटा वीडियो, जो सड़क से काम की जगह तक चलकर दिखाए।
साइट पर खड़े होकर टाइप करने से तेज़ है वॉइस नोट। जो भी जोड़ें, उसके साथ एक पंक्ति लिख दें कि वह क्या दिखा रहा है, क्योंकि सप्लायर उसे छोटी स्क्रीन पर खोल सकता है।
कमज़ोर और मज़बूत रिक्वेस्ट आमने-सामने
यह एक ही काम को दो तरह से लिखने का उदाहरण है। संख्याएँ सिर्फ़ यह दिखाने के लिए गढ़ी गई हैं कि कितनी बारीकी चाहिए; आपके काम को क्या चाहिए, इसका संकेत नहीं।
| कमज़ोर रिक्वेस्ट | मज़बूत रिक्वेस्ट | |
|---|---|---|
| मशीन | "क्रेन चाहिए" | "स्टील बीम उठाने के लिए एक मोबाइल क्रेन।" |
| भार | नहीं लिखा | "सबसे भारी बीम 6 टन, क्रेन की जगह से 18 मीटर रेडियस पर, 12 मीटर ऊँचाई तक उठाना है, पूर्व की तरफ़ पेड़ हैं। कृपया लिफ़्ट प्लान भेजें।" |
| तारीख़ | "अगले हफ़्ते" | "रविवार 18 अक्टूबर से शुरू, 10 कार्य-दिवस, रोज़ 8 घंटे, हफ़्ते में 6 दिन।" |
| साइट | "जेद्दा" | "जेद्दा, मैप पिन लगा है, गेट 5 मीटर चौड़ा, ज़मीन ठोस और कसी हुई।" |
| ऑपरेटर | नहीं लिखा | "ऑपरेटर और रिगर सप्लायर दे।" |
| डिलीवरी | नहीं लिखा | "सप्लायर मशीन पहुँचाए और वापस ले जाए; डीज़ल हम देंगे।" |
| शर्तें | नहीं लिखा | "सप्लायर का बीमा कवर और वैध निरीक्षण प्रमाणपत्र ज़रूरी; साइट की फ़ोटो साथ में।" |
कमज़ोर रिक्वेस्ट पर सवाल लौटते हैं। मज़बूत रिक्वेस्ट पर ऐसे कोटेशन आते हैं जो एक ही काम को कवर करते हैं, इसलिए आप बिना अंदाज़ा लगाए कि हर किसी ने क्या छोड़ा, रेंटल कोटेशन की आमने-सामने तुलना कर सकते हैं।
Maedah पर यह कैसे करें?
आपकी रिक्वेस्ट आपके शहर में वह श्रेणी देने वाले सप्लायरों तक पहुँचती है। रिक्वेस्ट फ़ॉर्म में मशीनें और संख्या, शहर, मैप पर साइट का पिन, तारीख़ें और शर्तें भरी जाती हैं, जैसे ड्राइवर, बीमा, TÜV निरीक्षण, Aramco की मंज़ूरी या Urgent। साइट या भार दिखाने के लिए फ़ोटो, वीडियो और एक वॉइस नोट जोड़ सकते हैं।
इसके बाद सीलबंद कोटेशन आते हैं और आमने-सामने दिखते हैं, जिनमें हर कोटेशन में क्या शामिल है, यह साफ़ होता है। कीमत और भुगतान आप और सप्लायर आपस में तय करते हैं।
पूरी प्रक्रिया के लिए सऊदी अरब में भारी उपकरण किराये पर कैसे लें पढ़ें।
