একই কাজের জন্য কয়েকজন সাপ্লায়ারের কাছে কোটেশন চেয়েছেন, কিন্তু উত্তরগুলো মেলে না। একজন দিনের হিসাবে দাম দিয়েছে, একজন মাসের হিসাবে, আরেকজন পরিবহনের কথা লেখেইনি। যন্ত্রপাতি ভাড়ার কোটেশন তুলনা একটি ছকে কীভাবে করবেন, এই লেখায় তা আছে। ফলে চুক্তির আগেই বোঝা যাবে কোন লাইন বাদ পড়েছে, ইনভয়েসে এসে নয়।
সবচেয়ে কম সংখ্যাটাই কি কম খরচ?
হেডলাইন রেট বিলের একটা অংশ মাত্র। একই যন্ত্রের কোটেশনে দুই সাপ্লায়ার একেবারে আলাদা জিনিস বোঝাতে পারে।
একজনের রেট দৈনিক, আরেকজনের মাসিক। একজনের রেটে আট ঘণ্টা কাজ ধরা, আরেকজনের দশ ঘণ্টা। একজনের রেটে অপারেটর ও পরিবহন আছে, আরেকজনের নেই।
তাই সবচেয়ে কম সংখ্যা প্রায়ই সেই কোটেশনের, যেটা সবচেয়ে কম কথা বলে। ধরুন, কোটেশন ক-তে অপারেটর ও পরিবহন আছে, কোটেশন খ-তে নেই। ওই দুই লাইন যোগ না করা পর্যন্ত খ-কে সস্তা মনে হবে।
রেটে সাধারণত কী কী থাকে, তা জানতে পড়ুন ভাড়ার রেটে কী ধরা থাকে আর কী বাদ থাকে।
সব কোটেশন একই শর্তে কীভাবে মেলাব?
পুরো কাজের জন্য একটাই মোট মেয়াদ আর একটাই কাজের ধরন ঠিক করুন। যেমন "26 কর্মদিবস, দিনে 8 ঘণ্টা"। তারপর প্রতিটি কোটেশন ওই কাজের জন্য হিসাব করুন।
- ইউনিট দেখুন। রেট দিন, সপ্তাহ, না মাস ধরে?
- ঘণ্টা দেখুন। এক ইউনিটে কত কাজের ঘণ্টা ধরা আছে? তার বেশি হলে কত লাগবে?
- আপনার মেয়াদে নিন, সেই সাপ্লায়ারের নিজের শর্তে। রেটকে সোজা গুণ করবেন না। মাসিক রেটে সাধারণত নির্দিষ্ট কর্মদিবস ও ঘণ্টা ধরা থাকে, দৈনিক রেটে থাকে তার নিজের হিসাব। ভিন্ন ইউনিটের কোটেশন একই নিয়মে বাড়ে না।
- আলাদাভাবে ধরা খরচ যোগ করুন। অপারেটর, জ্বালানি, যন্ত্র আনা ও ফেরত নেওয়ার পরিবহন, বিমা এবং ভ্যাট।
- ফল একটি ছকে লিখুন। প্রতিটি কোটেশনের জন্য একটি কলাম, প্রতিটি খরচের জন্য একটি সারি।
ধাপ 3-এ এই শর্তগুলো খেয়াল করুন
- ন্যূনতম ভাড়া বা ন্যূনতম চার্জ। ছোট কাজও বেশি দিনের হিসাবে ধরা হতে পারে।
- মাসিক রেটে কর্মদিবস। "এক মাস" বলতে কত দিন বোঝানো হয়েছে, আর তার বেশি হলে কত লাগবে?
- স্ট্যান্ডবাই বা বসে থাকা দিন। আবহাওয়া, সাইট প্রস্তুত না থাকা বা ঢোকার অনুমতির অপেক্ষায় কাজ বন্ধ থাকলে কি চার্জ হবে?
- ড্রাই হায়ার না ওয়েট হায়ার। ড্রাই হায়ারে শুধু যন্ত্র পাবেন। ওয়েট হায়ারে অপারেটর থাকে, কখনো জ্বালানিও। প্রতিটি কোটেশনে কোনটা বোঝানো হয়েছে মিলিয়ে নিন; দেখুন ওয়েট হায়ার ও ড্রাই হায়ারের পার্থক্য।
- যন্ত্র বিকল হলে। মেশিন বন্ধ থাকলে কি ভাড়া থামবে?
একটি হিসাবের উদাহরণ
ধরুন, কোটেশন ক মাসিক, তাতে দিনে 10 ঘণ্টা ধরা। আপনার কাজ 26 দিন, দিনে 8 ঘণ্টা। কোটেশন খ দৈনিক, তাতে 8 ঘণ্টা ধরা। দুটিকেই 26 দিন ও 8 ঘণ্টার জন্য নিজ নিজ শর্তে হিসাব করুন, ন্যূনতম ভাড়া ও স্ট্যান্ডবাইয়ের নিয়মসহ। তারপর প্রতিটিতে আলাদা লাইনগুলো যোগ করুন। দুটি রেট নয়, দুটি মোট অঙ্ক মেলান।
ছকের একটি সহজ নমুনা:
| লাইন | কোটেশন ক | কোটেশন খ | কোটেশন গ |
|---|---|---|---|
| রেটের ইউনিট ও ধরা ঘণ্টা | |||
| আপনার মেয়াদের ভাড়া | |||
| ন্যূনতম ভাড়া / স্ট্যান্ডবাই দিন | |||
| যন্ত্র বিকল থাকলে রেট | |||
| ওভারটাইম বা বাড়তি ঘণ্টার শর্ত | |||
| অপারেটর | |||
| জ্বালানি | |||
| সাইটে আনা ও ফেরত নেওয়ার পরিবহন | |||
| বিমা | |||
| ভ্যাট উল্লেখ আছে কি না | |||
| পেমেন্টের শর্ত ও ডিপোজিট | |||
| কোটেশনের মেয়াদ কতদিন | |||
| পুরো ভাড়ার মোট খরচ |
কোটেশনে কিছু না লেখা থাকলে ঘরে শূন্য নয়, "উল্লেখ নেই" লিখুন।
কোন লাইনগুলোতে সবচেয়ে বেশি পার্থক্য লুকিয়ে থাকে?
ছকে সব লাইনই আছে। তবে এই চারটিতে আলাদা করে বিচার দরকার।
- অপারেটর। অপারেটর ধরা থাকলে তার অপেক্ষার সময়ের খরচ কে দেবে?
- জ্বালানি। যন্ত্র আসার আগেই জেনে নিন মাপা হবে কীভাবে, যেমন ট্যাংকের স্তর দেখে, না রসিদ দেখে।
- পরিবহন। শহর ও বন্দরের দূরত্ব অনেক হতে পারে। জিজ্ঞেস করুন, পরিবহন কি সাপ্লায়ারের ইয়ার্ড থেকে আপনার সাইট পর্যন্ত এবং ফেরত, নাকি এক দিকের? যন্ত্র গেটে আটকে থাকলে খরচ কার?
- ভ্যাট। কোটেশনে না লেখা থাকলে জিজ্ঞেস করুন। আরও জানুন, কোটেশন ও ইনভয়েসে ভ্যাট এমনভাবে দেখানো হবে কি না যেমনটা আপনার অ্যাকাউন্টস টিমের দরকার। প্রয়োজন কোম্পানিভেদে আলাদা, তাই তাদের সঙ্গে নিশ্চিত হয়ে নিন।
সতর্কতা. ফাঁকা লাইন মানে সাশ্রয় নয়। কোটেশন খ-তে পরিবহন নেই আর কোটেশন ক-তে আছে, তাহলে খ অসম্পূর্ণ। সাপ্লায়ারকে দিয়ে সম্পূর্ণ করান, তারপর আবার তুলনা করুন।
দামের পাশাপাশি যন্ত্র ও কাগজপত্রে কী দেখব?
"20 টনের এক্সকাভেটর" লেখা দুটি কোটেশন আসলে দুটি আলাদা যন্ত্রের কথা বলতে পারে। যন্ত্রটাই মিলিয়ে দেখুন:
- মেক ও মডেল
- তৈরির সাল
- ক্ষমতা বা আকার
- বর্তমান ইন্সপেকশন সার্টিফিকেটের তারিখ ও মেয়াদ, যেখানে তা লাগে
সাপ্লায়ার অপারেটর দিলে ওই ধরনের যন্ত্রের জন্য তার লাইসেন্স বা দক্ষতার প্রমাণ চেয়ে নিন; দেখুন অপারেটরের দক্ষতা কীভাবে যাচাই করবেন।
উত্তোলন যন্ত্রপাতির বেলায় চালু ইন্সপেকশন সার্টিফিকেট সাধারণত অপরিহার্য, আর অনেক সাইট সার্টিফিকেট ছাড়া যন্ত্র ঢুকতে দেয় না। যন্ত্র পাঠানোর আগে সাইট মালিক ও বিমা কোম্পানির কাছে জেনে নিন তাদের কী লাগবে। পড়ুন উত্তোলন যন্ত্রের ইন্সপেকশন সার্টিফিকেটে কী দেখবেন। তালিকাভুক্ত যন্ত্রের স্পেসিফিকেশন কেমন দেখায়, তা দেখতে ঘুরে আসুন উত্তোলন যন্ত্রপাতি বা মাটি কাটার যন্ত্রপাতি পাতায়।
যন্ত্র পাঠানোর আগে সাইট মালিকের সঙ্গে যন্ত্র ও অপারেটরের সাইটে ঢোকার ব্যবস্থাও নিশ্চিত করুন। তারপর জিজ্ঞেস করুন কোন বিমা প্রযোজ্য আর কারা তার আওতায়। প্রশ্নগুলো আছে যন্ত্র আসার আগে বিমা নিয়ে যা ঠিক করবেন লেখায়।
গতি আর রেটিংকে কতটা গুরুত্ব দেব?
আগে দাম ও কাজের পরিধি, তারপর গতি ও রেটিং। এ দুটি সমান দামের মধ্যে বেছে নেওয়ার ভিত্তি এবং ঝুঁকির ইঙ্গিত।
যে সাপ্লায়ার দ্রুত ও পরিষ্কার উত্তর দেয়, কাজও সে তেমনভাবেই সামলাতে পারে। তবে এটা সংকেত, প্রতিশ্রুতি নয়। ভালো রেটিং থেকে পুরোনো কাজের রেকর্ড বোঝা যায়। কিন্তু সম্পূর্ণ কোটেশনের বিকল্প এর কোনোটিই নয়।
মোট খরচ কাছাকাছি হলে বেছে নিন যার কাজের পরিধি বেশি পরিষ্কার, যন্ত্র ঠিক এবং রেকর্ড ভালো। ব্যবধান বড় হলে গতি বা রেটিং দিয়ে ঠিক করার আগে কারণটা খুঁজে বের করুন।
কখন কোনো কোটেশন তুলনার অযোগ্য?
কিছু কোটেশন পাশাপাশি রাখা যায় না। জোর করে মেলাবেন না।
- ভিন্ন যন্ত্র। ছোট বা পুরোনো যন্ত্র একই যন্ত্রের কম দাম নয়, সেটা আলাদা পণ্য।
- আংশিক কভার। একাধিক যন্ত্রের রিকোয়েস্টে কিছু যন্ত্রের কোটেশন সবগুলোর কোটেশনের সঙ্গে সরাসরি তুলনীয় নয়।
- ভিন্ন কাজ। একজন ধরেছে ড্রাইভারসহ এক সপ্তাহের কাজ, আরেকজন ড্রাইভার ছাড়া এক মাস। দুজনকেই আপনার কাজের জন্য নতুন কোটেশন দিতে বলুন।
একটি প্রশ্নের পরও কোটেশন অস্পষ্ট থাকলে ধরে নিন, পুরো ভাড়া কেমন চলবে তার একটা ইঙ্গিত পেয়ে গেলেন।
কোটেশন নেওয়ার আগে কী কী জিজ্ঞেস করব?
দামের লাইনগুলো ছকে আছে। ছকে যা ধরা যায় না, তা নিয়ে এই প্রশ্নগুলো করুন।
- ঠিক কোন যন্ত্র আসবে (মেক, মডেল, সাল)?
- তার ইন্সপেকশন সার্টিফিকেটের তারিখ ও মেয়াদ কত?
- এই ধরনের যন্ত্রের জন্য অপারেটরের দক্ষতা কীভাবে প্রমাণিত?
- যন্ত্র বিকল হলে কত দ্রুত মেরামত বা বদল হবে?
- এই কোটেশন কোন তারিখ পর্যন্ত বৈধ?
পেমেন্ট, ডিপোজিট, আগে ফেরত দেওয়া ও মেয়াদ বাড়ানো চুক্তির বিষয়। এগুলো ঠিক করুন ভাড়া চুক্তির চেকলিস্ট ধরে, আর সাপ্লায়ারের উত্তরগুলো কোটেশনের সঙ্গে রেখে দিন।
Maedah-তে এটা কীভাবে করবেন
যন্ত্র, সংখ্যা, শহর, ম্যাপে সাইট, তারিখ ও শর্ত দিয়ে একটি রিকোয়েস্ট দিন। কী লিখবেন তা দেখুন ভাড়ার রিকোয়েস্টে কী লিখবেন লেখায়, তারপর রিকোয়েস্ট দিন।
কোটেশন সিল করা অবস্থায় আসে, তাই এক সাপ্লায়ার অন্যের দাম দেখতে পায় না। সেগুলো পাশাপাশি সাজানো থাকে: দাম, কী ধরা আছে, উত্তর দেওয়ার সময় ও রেটিং, আর সেরা মূল্যের কোটেশনে চিহ্ন থাকে। প্রতিটি আপনার নিজের ছকের সঙ্গে মিলিয়ে নিন।
কোনো লাইন বাদ থাকলে সেই কোটেশনের সঙ্গে যুক্ত চ্যাটে জিজ্ঞেস করুন এবং উত্তর কোটেশনের সঙ্গে রাখুন। গ্রহণের আগে দেখে নিন, আপনাকে যা বলা হয়েছে তা লিখিত সম্মতির সঙ্গে মেলে কি না।
সাপ্লায়ারের দাম, যন্ত্র বা কাগজপত্রের দায় Maedah নেয় না। তাই ইন্সপেকশন সার্টিফিকেট ও অপারেটরের তথ্য নিজে চেয়ে নিন। দাম ও পেমেন্ট সাপ্লায়ারের সঙ্গে ঠিক হয়।
