আপনার কাছে একটি মিলে যাওয়া ভাড়ার রিকোয়েস্ট এসেছে, আর হয়তো অন্য সাপ্লায়াররাও সেটি দেখেছেন। এই লেখা ভাড়ার কোম্পানি, মালিক-চালক ও ডিলারদের জন্য। এতে প্রথম এক ঘণ্টায় ভাড়ার রিকোয়েস্টে কীভাবে কোটেশন দেবেন, তার একটি ক্রম আছে, আর একটি সম্পূর্ণ কোটেশনে কী থাকতেই হবে, তার তালিকা আছে।
প্রথম এক ঘণ্টায় ভাড়ার রিকোয়েস্টে কীভাবে কোটেশন দেবেন?
প্রথম এক ঘণ্টায় এই ক্রমে কাজ করুন:
- পড়ুন। পুরো রিকোয়েস্ট আগে পড়ুন।
- যাচাই করুন। আপনি কি মেশিনটি এই তারিখে, এই সাইটে দিতে পারবেন?
- প্রশ্ন ঠিক করুন। কোন প্রশ্নের উত্তরে দাম বা মেশিন বদলাবে, শুধু সেগুলো বাছুন।
- কোটেশন দিন। আপনার ধরে নেওয়া শর্ত লিখে কোটেশন দিন, আর প্রশ্নগুলো কোটেশনের সঙ্গে যুক্ত চ্যাটে করুন।
- নিশ্চিত করুন। যে উত্তর মেশিন, দাম বা আপনার হ্যাঁ-না বদলায়, তা লিখে নিশ্চিত করুন।
প্রতিটি ধাপের জন্য নিচে আলাদা অংশ আছে, একই ক্রমে।
রিকোয়েস্টে কী কী থাকে, আর প্রতিটি অংশ কী বলে?
রিকোয়েস্ট একটি ছোট ব্রিফের মতো। প্রতিটি অংশ আলাদা একটি সিদ্ধান্ত ঠিক করে।
| রিকোয়েস্টের অংশ | এটি আপনাকে কী বলে |
|---|---|
| মেশিন ও সংখ্যা | কোন কোন ইউনিট মজুত থাকতে হবে, আর সবগুলো দিতে পারবেন কি না |
| শহর ও মানচিত্রে সাইট | পরিবহনের দূরত্ব, প্রবেশ পথ, আর আপনি ওই এলাকায় সেবা দেন কি না |
| শুরু ও শেষের তারিখ | মেশিনটি পুরো সময়ের জন্য খালি আছে কি না |
| প্রয়োজনীয় শর্ত | ড্রাইভার, বিমা, TÜV পরিদর্শন, Aramco অনুমোদন, জরুরি |
| নোট বা ছবি, যদি গ্রাহক যোগ করে থাকেন | সাইটের অবস্থা ও অস্বাভাবিক কিছু |
একটি প্রকল্প-রিকোয়েস্টে একাধিক মেশিন থাকতে পারে। প্রতিটি লাইন আলাদা করে দেখুন। তিনটির মধ্যে দুটি দিতে পারলে কোনটি দিতে পারবেন, তা গ্রাহককে জানাতে হবে। মানচিত্রের পিনও খুলে দেখুন: পাকা উঠোন আর মরুভূমির কাঁচা রাস্তার শেষ প্রান্ত দুটি সম্পূর্ণ আলাদা কাজ।
কোটেশন দেবেন কি না? একটি দ্রুত হ্যাঁ-না পরীক্ষা
শুধু সেটুকুরই কোটেশন দিন, যা ওই তারিখে, ওই সাইটে ও রিকোয়েস্টের শর্ত মেনে দিতে পারবেন। পরে কোটেশন তুলে নিতে হলে তা না দেওয়ার চেয়েও বেশি ক্ষতি হয়: গ্রাহকের সময় নষ্ট হয়, আর আপনার সুনামেও আঁচ লাগে।
"না" বা "নিশ্চিত নই" উত্তরকে দুইভাবে দেখুন। বিষয়টি যদি নিজের সক্ষমতার হয় (নম্বর 1, 3, 4 ও 5), নিজের দিকে যাচাই করুন। তারপরও নিশ্চিত না হলে কোটেশন দেবেন না। বিষয়টি যদি কাজের বিবরণের হয় (নম্বর 2: মাটি, প্রবেশ পথ, ঘণ্টা, জ্বালানি, তারিখ বদলানো যায় কি না), তবে ধরে নেওয়া শর্ত লিখে কোটেশন দিন, দামটি সেই বিবরণ নিশ্চিত হওয়ার ওপর শর্তযুক্ত করুন, আর কোটেশনের চ্যাটে প্রশ্ন করুন।
- মেশিনটি, বা উপযুক্ত একটি মেশিন, পুরো সময়ের জন্য খালি আছে কি?
- সাইটে পৌঁছানো যাবে কি, আর সেখানে মেশিন কাজ করতে পারবে কি?
- রিকোয়েস্টে চাওয়া শর্ত আপনার কাছে আছে কি: অপারেটর, বৈধ পরিদর্শনপত্র, বিমা, সাইটের অনুমোদন?
- রিকোয়েস্টের তারিখে কাজ শুরু করতে পারবেন কি, বিশেষ করে যদি এটি জরুরি হয়?
- একাধিক মেশিন হলে, চাওয়া সংখ্যা দিতে পারবেন কি?
মেশিন না থাকলে আশায় থেকে কোটেশন ঝুলিয়ে রাখবেন না। ক্যালেন্ডার সঠিক রাখতে দেখুন ভাড়ার মেশিনের প্রাপ্যতা ক্যালেন্ডার: হালনাগাদের নিয়ম।
রিকোয়েস্ট নিয়ে কী কী প্রশ্ন করা উচিত?
ভালো প্রশ্ন সেটি, যার উত্তরে মেশিন বা দাম বদলায়। Maedah-এ কোটেশনের চ্যাট কোটেশনের সঙ্গে যুক্ত, তাই আগে কোটেশন দিতে হয়, তারপর প্রশ্ন করা যায়। সেজন্য আগে নিজের সক্ষমতা নিশ্চিত করুন, তারপর ধরে নেওয়া শর্ত লিখে কোটেশন পাঠিয়ে সেই চ্যাটে প্রশ্ন করুন। এ ধরনের প্রশ্ন সাধারণত এই বিষয়গুলো নিয়ে হয়:
- জমি ও প্রবেশ পথ: নরম মাটি, ঢাল, গেট, মাথার ওপরের বিদ্যুৎ লাইন, আর মেশিন কোথায় নামানো হবে।
- কাজের ধরন: ক্রেন হলে ওজন, রেডিয়াস ও উচ্চতা, যাতে ক্রেন ও অপারেটর নির্মাতার লোড চার্ট মিলিয়ে লিফট পরিকল্পনা করতে পারে (ক্রেন লোড চার্ট কীভাবে পড়বেন)। এক্সকাভেটর হলে খননের গভীরতা ও পৌঁছানোর দূরত্ব। জেনারেটর হলে কতটা লোড বহন করতে হবে।
- ঘণ্টা: দিনে কত ঘণ্টা, আর মোট কত দিন।
- অপারেটর ও জ্বালানি: অপারেটর কে দেবে (অপারেটরসহ মেশিন ভাড়া নাকি শুধু মেশিন: কোনটি ঠিক?), আর জ্বালানি কে দেবে।
- তারিখ: শুরু বা শেষের তারিখ সরানো যাবে কি না। অনুরোধের তারিখে দিতে না পারলে কোটেশনে লিখুন কোন তারিখে পারবেন।
সব প্রশ্ন একটি ছোট, নম্বর দেওয়া বার্তায় পাঠান, যাতে গ্রাহক একবারে উত্তর দিতে পারেন। রিকোয়েস্টে আগে থেকে যা লেখা আছে, তা আবার জিজ্ঞেস করবেন না। কোনো উত্তর আপনার হ্যাঁ বা না বদলাতে পারলে, কোটেশনে তা স্পষ্ট বলুন।
উদাহরণ হিসেবে। একটি এক্সকাভেটরের রিকোয়েস্টে প্রথম বার্তা এমন হতে পারে: "কোটেশনটি ধরে নেওয়া হয়েছে মাটি শক্ত ও সমতল, আর গেট এত চওড়া যে লো-লোডার ঢুকতে পারে। দয়া করে নিশ্চিত করবেন: 1. মাটি কি শক্ত, নাকি বৃষ্টির পর নরম থাকে? নরম হলে দাম বদলাতে পারে। 2. দিনে কত ঘণ্টা? 3. জ্বালানি কি আপনি দেবেন? 4. শুরুর তারিখ দুই দিন এদিক-ওদিক হতে পারে কি?" চারটি ছোট প্রশ্ন, প্রতিটি দাম বা ডেলিভারির সঙ্গে যুক্ত।
একটি সম্পূর্ণ কোটেশনে কী কী লিখতে হবে?
কোটেশনে কী বাদ পড়েছে, গ্রাহক তা অনুমান করতে পারেন না। এই তালিকাটি চেকলিস্ট হিসেবে ব্যবহার করুন।
| কোটেশনে যা লেখা থাকবে | কেন জরুরি |
|---|---|
| রেট ও তার হিসাব: দৈনিক, সাপ্তাহিক, মাসিক বা প্রতি ট্রিপ | ভিন্ন হিসাবের রেট পাশাপাশি মেলানো যায় না |
| কী অন্তর্ভুক্ত: অপারেটর, জ্বালানি, আনা-নেওয়ার পরিবহন, বিমা | এগুলোই সাধারণত অপ্রত্যাশিত খরচের উৎস |
| কী অন্তর্ভুক্ত নয় | এখন বললে পরে বিবাদ এড়ানো যায় |
| ন্যূনতম মেয়াদ বা ন্যূনতম ঘণ্টা | কম রেটের সঙ্গে লম্বা ন্যূনতম মেয়াদ থাকলে ছোট কাজে খরচ বেশি হতে পারে |
| কোটেশন কতদিন বৈধ | আপনার মেশিন হয়তো আগামীকালই অন্য কাজে বুক হয়ে যেতে পারে |
| শুরুর তারিখ ও মেশিন কোথা থেকে আসবে | দেখায় যে আপনি রিকোয়েস্টটি ভালোভাবে পড়েছেন |
| পেমেন্টের শর্ত ও সময় | Maedah পেমেন্ট প্রক্রিয়া করে না, তাই আপনি ও গ্রাহক সরাসরি ঠিক করে নেবেন |
প্রতিটি কথা সহজ শব্দে লিখুন। একই রেটের মানে ভিন্ন হতে পারে। কোথায় ভিন্ন হয়, তা জানতে দেখুন যন্ত্রপাতি ভাড়ার রেটে কী ধরা থাকে, কী আলাদা লাগে। রেটের অঙ্ক কেমন হবে, সে বিষয়ে দেখুন যন্ত্রপাতি ভাড়ার রেট কীভাবে ঠিক করবেন, দর-যুদ্ধ ছাড়া।
উদাহরণ হিসেবে। তিন সপ্তাহের জন্য একটি এক্সকাভেটর লাগলে একটি স্পষ্ট কোটেশন এমন হতে পারে: দৈনিক রেট; অপারেটর, জ্বালানি ও আনা-নেওয়ার পরিবহন অন্তর্ভুক্ত; বিমা অন্তর্ভুক্ত নয়; ন্যূনতম দশ দিন; সাত দিন পর্যন্ত বৈধ।
দাম না কমিয়ে পাশাপাশি তুলনায় আলাদা হবেন কীভাবে?
কোটেশনগুলো গোপন থাকে; সাপ্লায়াররা একে অপরের দাম দেখতে পারেন না। গ্রাহক সেগুলো পাশাপাশি দেখেন: দাম, কী অন্তর্ভুক্ত, উত্তর দেওয়ার সময়, রেটিং, আর সবচেয়ে ভালো মূল্যের কোটেশনটি চিহ্নিত থাকে। তাই যে জিনিসগুলো আপনার হাতে, সেগুলো দিয়ে প্রতিযোগিতা করুন:
- সম্পূর্ণতা। যে কোটেশনে পুরো তালিকা থাকে, গ্রাহককে পিছনে ছুটতে হয় না, তাই সেটি বাছাই করা সহজ।
- স্পষ্টতা। সহজ ও নির্দিষ্ট ভাষা লম্বা বার্তার চেয়ে ভালো। যন্ত্রপাতি ভাড়ার কোটেশন তুলনা: একই শর্তে মেলান দেখায় গ্রাহক কী খোঁজেন।
- প্রাসঙ্গিকতা। রিকোয়েস্টের যে একটি বিষয় সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ, যেমন সাইটের প্রবেশ পথ বা প্রয়োজনীয় পরিদর্শন, তা উল্লেখ করুন।
- প্রথম উত্তরের গতি। উত্তর দেওয়ার সময় কোটেশনের পাশে দেখানো হয়, আর "দ্রুত সাড়াদাতা" ব্যাজ আসে প্রকৃত কর্মক্ষমতা থেকে।
নিরাপত্তার কোনো বিষয় ধরে নিয়ে বাদ দেবেন না। মাটি, প্রবেশ পথ বা উত্তোলনের বিবরণ অজানা থাকলে লিখে দিন যে দাম এগুলো নিশ্চিত হওয়ার ওপর নির্ভর করছে।
গ্রাহক উত্তর দিলে, মেনে নিলে বা না করলে কী করবেন?
কোটেশনের সঙ্গে যুক্ত চ্যাটেই উত্তর দিন, যাতে মেনে নেওয়া পরিবর্তনগুলো কোটেশনের সঙ্গে থাকে। গ্রাহক তারিখ বা ঘণ্টার সীমা বদলাতে চাইলে চ্যাটে লিখিতভাবে নিশ্চিত করুন। বদলানোর বিষয়টি যদি অন্তর্ভুক্ত কিছু বা ন্যূনতম শর্ত হয়, তবে নতুন শর্ত পুরোটা লিখুন, জানিয়ে দিন এগুলো আগের শর্তের বদলে বসবে, আর গ্রাহককে নিশ্চিত করতে বলুন।
গ্রাহক কোটেশন মেনে নিলে একটি বুকিং তৈরি হয়, আর অন্য কোটেশনগুলো বন্ধ হয়ে যায়। তারপর:
- চ্যাটে শুরুর তারিখ, সাইটের যোগাযোগ ব্যক্তি ও পরিবহনের পরিকল্পনা নিশ্চিত করুন।
- পেমেন্টের শর্ত ও সময় আগে লেখা না থাকলে এখন লিখুন।
- মেশিনের প্রাপ্যতা হালনাগাদ করুন, যাতে ওই তারিখে সেটি আর অন্য কাজে অফার না হয়।
- মেশিন ও তার কাগজপত্র, যেমন পরিদর্শনপত্র ও বিমা, প্রস্তুত করুন, আর ডেলিভারির আগে রিকোয়েস্টের সঙ্গে মিলিয়ে দেখুন।
গ্রাহক না করলে বা অন্য সাপ্লায়ার বাছলে প্রাপ্যতা হালনাগাদ রাখুন এবং পরের কাজের দিকে এগিয়ে যান।
Maedah-এ এটি কীভাবে করবেন?
আপনি যে ক্যাটাগরিতে মেশিন দেন এবং যে শহরে সেবা দেন, সেখানকার রিকোয়েস্ট আপনার কাছে সুযোগ হিসেবে আসে। রিকোয়েস্টটি খুলুন, মেশিনের লাইন, মানচিত্রের সাইট পিন, তারিখ ও শর্ত দেখুন, তারপর ওপরের বিবরণ দিয়ে কোটেশন পাঠান এবং তার চ্যাটে প্রশ্ন করুন। একটি ভালো রিকোয়েস্ট কেমন হয়, তা দেখতে পড়ুন ইকুইপমেন্ট ভাড়ার রিকোয়েস্টে কী লিখবেন, নমুনাসহ।
এক্সকাভেটর (ভেকু), ক্রেন ও জেনারেটর সাপ্লায়ারা নিজেদের মেশিনের লিস্টিং দিলে মিলে যাওয়া রিকোয়েস্ট পান। নিজের জন্য মেশিন ভাড়া করতে চাইলে একটি রিকোয়েস্ট পোস্ট করুন।
