আপনার সাইটে শিগগিরই একটা মেশিন দরকার। হয়তো আগে কখনো ভাড়া নেননি, অথবা গতবার ঝামেলায় পড়েছিলেন। সৌদি আরবে ভারী যন্ত্রপাতি ভাড়া নেওয়ার কাজটা সঠিক ক্রমে করলে ঝামেলা কমে, কারণ বেশিরভাগ সমস্যা হয় কোনো ধাপ দেরিতে করলে বা বাদ দিলে। নিচের প্রতিটি ধাপের শেষে একটি প্রশ্ন আছে যা সিদ্ধান্ত পরিষ্কার করে, আর আছে আরও বিস্তারিত গাইডের লিংক।
সৌদি আরবে ভারী যন্ত্রপাতি ভাড়া নেওয়ার ধাপগুলো কী কী?
পুরো প্রক্রিয়াটা এক নজরে নিচের টেবিলে। ধাপ 1 ও 2 এই পাতাতেই আছে। পরের প্রতিটি ধাপের জন্য আলাদা গাইড আছে, সেই ধাপের অংশে লিংক দেওয়া হয়েছে।
| ধাপ | কী সিদ্ধান্ত নেবেন | কী জিজ্ঞেস করবেন | বিস্তারিত গাইড |
|---|---|---|---|
| 1. কাজ ঠিক করা | মেশিনকে কী করতে হবে? | সবচেয়ে কঠিন কাজ কোনটা? | নিচে |
| 2. ধরন ও মাপ | কোন মেশিন, কত বড়? | সবচেয়ে কঠিন অবস্থায় কাজটার কী লাগে? | নিচে |
| 3. অপারেটর লাগবে কি না | ওয়েট হায়ার, না ড্রাই হায়ার? | কে চালাবে, আর দায় কার? | ওয়েট হায়ার বনাম ড্রাই হায়ার |
| 4. কোটেশন চাওয়া | সাপ্লায়ারদের কী জানাতে হবে? | আমার রিকোয়েস্ট কি পূর্ণাঙ্গ? | ভাড়ার রিকোয়েস্টে কী লিখবেন |
| 5. তুলনা | কোন কোটেশন সত্যিই ভালো? | সবগুলো কি একই শর্তে দেওয়া? | একই শর্তে কোটেশন তুলনা |
| 6. শর্ত চূড়ান্ত করা | লিখিতভাবে কী ঠিক হলো? | ঠিক কী কী অন্তর্ভুক্ত? | ভাড়া চুক্তির চেকলিস্ট |
| 7. বুঝে নেওয়া | এটাই কি সেই মেশিন যা ঠিক হয়েছিল? | লিস্টিংয়ের সঙ্গে মিলছে কি? | হ্যান্ডওভার চেকলিস্ট |
| 8. ব্যবহার | কে চালাতে পারবে, কোথায়? | প্রতিদিনের পরীক্ষা কী কী? | একই হ্যান্ডওভার চেকলিস্ট |
| 9. ফেরত | কোন অবস্থায়, কখন? | শুরুতে মেশিনের অবস্থা কেমন ছিল? | একই হ্যান্ডওভার চেকলিস্ট |
কাজ কী, আর কোন মাপের মেশিন লাগবে? (ধাপ 1 ও 2)
শুরু করুন কাজ দিয়ে, মেশিনের নাম দিয়ে নয়। কী তুলতে, খুঁড়তে, সরাতে, বিদ্যুৎ দিতে বা ঢালাই করতে হবে, কতটা, কত ঘন ঘন এবং কত দিন, তা লিখে ফেলুন। তারপর সবচেয়ে কঠিন অবস্থাটা আলাদা করে লিখুন:
- ক্রেন: সবচেয়ে ভারী বোঝা (রিগিংসহ) এবং যে ব্যাসার্ধে সেটা তুলতে হবে।
- এক্সকাভেটর: সবচেয়ে গভীর খোঁড়া এবং সবচেয়ে দূরের নাগাল।
- জেনারেটর: মোট সংযুক্ত লোড এবং সবচেয়ে বড় যে মোটরটা চালু করতে হবে।
সাইটে মেশিনের সীমাবদ্ধতাও লিখে রাখুন: ঢোকার পথের প্রস্থ, মাটির অবস্থা, মাথার উপরের তার, মাটির নিচের লাইন, কাজের জায়গা আর তারিখ। যেমন: "এক্সকাভেটর, প্রায় 20 টন শ্রেণির, শক্ত এঁটেল মাটিতে 4 মিটার গভীর ট্রেঞ্চ, মাসের 1 তারিখ থেকে 3 সপ্তাহ, দিনে 10 ঘণ্টা, সাইট জেদ্দায়, গেট 3 মিটার চওড়া।" এই এক লাইনেই প্রতিটি সাপ্লায়ারের সঙ্গে দু-তিনবার ফোনে কথা বলার ঝামেলা বাঁচে।
এরপর সবচেয়ে কঠিন কাজ অনুযায়ী মাপ ঠিক করুন। যে মেশিন কাজটা পারে না, দাম যত কমই হোক সেটা ভুল। আবার বেশি বড় মেশিনের পরিবহন খরচ বেশি, আর সেটা আপনার সাইটে নাও ঢুকতে পারে।
- ক্রেন ও উত্তোলনের মেশিন: মাপ ঠিক হয় নির্দিষ্ট ব্যাসার্ধে সবচেয়ে ভারী বোঝা দেখে। সেটা পড়তে হয় ওই কনফিগারেশনের জন্য প্রস্তুতকারকের লোড চার্ট থেকে, মেশিনের নামে যে সংখ্যা আছে তা থেকে নয়। দেখুন উত্তোলন যন্ত্রপাতি।
- এক্সকাভেটর ও লোডার: মাপ ঠিক হয় খোঁড়ার গভীরতা, নাগাল আর মাল দেখে, যেমন মাটি, পাথর বা ভাঙা কংক্রিট। দেখুন মাটি কাটার যন্ত্রপাতি।
- জেনারেটর: মাপ ঠিক হয় সংযুক্ত লোড দেখে। চালু হওয়ার সময় যেসব মোটর বেশি কারেন্ট টানে, তার হিসাব রাখুন। সাপ্লায়ারকে জিজ্ঞেস করুন সেটটি স্ট্যান্ডবাই, প্রাইম না কন্টিনিউয়াস রেটিংয়ের, আর কতটা লোড নিতে পারে; পড়ুন প্রাইম, স্ট্যান্ডবাই ও কন্টিনিউয়াস জেনারেটর রেটিং।
পরামর্শ. দুই মাপের মাঝামাঝি আটকে গেলে সাপ্লায়ারকে জিজ্ঞেস করুন আপনার সবচেয়ে কঠিন কাজের জন্য তাঁরা কোনটা পাঠাতেন, এবং কেন। ভালো সাপ্লায়ার উত্তর দেন আপনার কাজ ধরে, নিজের স্টক ধরে নয়।
অপারেটর লাগবে, নাকি নিজের লোক চালাবে? (ধাপ 3)
ওয়েট হায়ার মানে মেশিনের সঙ্গে অপারেটরও আসে। ড্রাই হায়ার মানে শুধু মেশিন। যে দলের ওই ধরনের মেশিনের জন্য প্রশিক্ষিত ও অনুমোদিত অপারেটর আগে থেকেই আছে, তাদের জন্য ড্রাই হায়ার মানায়। ছোট মেয়াদের কাজ, বিশেষ ধরনের মেশিন আর যাঁরা প্রথমবার ভাড়া নিচ্ছেন, তাঁদের জন্য সাধারণত ওয়েট হায়ার ভালো।
দুই ক্ষেত্রেই জিজ্ঞেস করুন কাজের দায় আর সাইটের নিরাপত্তার দায় কার। ক্রেনের যেকোনো উত্তোলনে জিজ্ঞেস করুন লিফট প্ল্যান কে বানাবে এবং উত্তোলনের তদারকি কে করবে। এই দুটো ঠিক না থাকলে কাজ শুরু করবেন না।
জ্বালানি, রক্ষণাবেক্ষণ আর পরিবহন সাপ্লায়ারভেদে আলাদাভাবে ধরা হয়, তাই প্রতিটি লিখিতভাবে নিয়ে নিন। কোন বিকল্পে কী কী প্রশ্ন করবেন, তা আছে ওয়েট হায়ার বনাম ড্রাই হায়ার গাইডে।
কোটেশন যাতে কাজে লাগে, সাপ্লায়ারকে কী জানাবেন? (ধাপ 4)
অস্পষ্ট রিকোয়েস্টে অস্পষ্ট কোটেশন আসে। প্রত্যেক সাপ্লায়ারকে একই তথ্য দিন:
- মেশিনের ধরন, মাপ ও সংখ্যা।
- শহর এবং সাইটের সঠিক অবস্থান।
- শুরুর তারিখ এবং কত দিন লাগবে।
- দিনে কত ঘণ্টা আর সপ্তাহে কত দিন কাজ হবে।
- অপারেটরসহ, না অপারেটর ছাড়া।
- শর্ত, যেমন বিমা, ইন্সপেকশন সার্টিফিকেট বা সাইটের জন্য ক্লায়েন্টের অনুমোদন।
শর্ত প্রকল্প, সাইটের মালিক ও পৌরসভাভেদে আলাদা হয়। মেশিন পাঠানোর আগে সেগুলো নিশ্চিত করে নিন এবং সাপ্লায়ারদের শুরুতেই জানান। একটি পূর্ণাঙ্গ নমুনাসহ আছে ভাড়ার রিকোয়েস্টে কী লিখবেন গাইডে।
পাওয়া কোটেশনগুলো কীভাবে তুলনা করব? (ধাপ 5)
দুটি কোটেশন তখনই তুলনা করা যায় যখন এই বিষয়গুলো একইভাবে লেখা থাকে:
- ভাড়ার মেয়াদ ও কাজের সময়।
- অপারেটর অন্তর্ভুক্ত কি না।
- জ্বালানি অন্তর্ভুক্ত কি না।
- সাইটে আনা ও ফেরত নেওয়ার পরিবহন।
- ভ্যাট: অঙ্কের ভেতরেই ধরা, নাকি আলাদা যোগ হবে।
সতর্কতা. পাতার সবচেয়ে কম অঙ্কটাই হয়তো সেই কোটেশন, যেখানে কিছু বাদ দেওয়া আছে। আগে ফাঁকগুলো পূরণ করুন, তারপর তুলনা করুন।
ধরুন, একই এক্সকাভেটরের দুটি কোটেশনে অনেক ফারাক। একটিতে পরিবহন ও জ্বালানি ধরা আছে, অন্যটিতে নেই। দ্বিতীয়টিতে বাদ পড়া খরচ যোগ করলে ফারাক হয়তো আর থাকবে না। শর্ত মিলে গেলে তারপর দেখুন সাপ্লায়ার কত দ্রুত সাড়া দিয়েছেন, তাঁর রেটিং, মেশিনের বয়স এবং আপনার প্রশ্নের উত্তর কতটা সরাসরি দিয়েছেন। আরও বিস্তারিত আছে একই শর্তে ভাড়ার কোটেশন তুলনা গাইডে।
মেশিন রওনা হওয়ার আগে কী কী ঠিক করে নেবেন? (ধাপ 6)
চুক্তি লিখিত রাখুন, তা পরিষ্কার মেসেজের ধারাবাহিকতা বা সাধারণ ফর্ম হলেও চলবে। অন্তত এগুলো থাকতে হবে:
- মেশিনের মেক, মডেল ও সাল, আর যে ধরনে লাগে সেখানে মেয়াদের শেষ তারিখসহ চলতি ইন্সপেকশন সার্টিফিকেট।
- ভাড়ার মেয়াদ, কাজের সময়, আর বাড়তি সময় লাগলে বা আগে ফেরত দিলে কী হবে (মেয়াদ বাড়ানো, আগে ফেরত ও জামানত দেখুন)।
- অপারেটর, জ্বালানি, রক্ষণাবেক্ষণ ও পরিবহন কে দেবে।
- ক্ষতি, বিকল হওয়া ও বদলির দায় কার, এবং মেশিন, অপারেটর ও তৃতীয় পক্ষ কার বিমার আওতায় থাকবে। আপনার বিমা কোম্পানি ও সাপ্লায়ার দুজনকেই নিশ্চিত করতে বলুন।
- ডেলিভারির তারিখ, সাইটের ঠিকানা এবং মেশিন কে বুঝে নেবে।
- দাম ও পেমেন্টের শর্ত, যা আপনি ও সাপ্লায়ার নিজেরা ঠিক করবেন।
সার্টিফিকেট চেয়ে নিন মেশিন বুকিংয়ের আগেই, এসে পৌঁছনোর দিনে নয়। প্রতিটি শর্ত ধরে ধরে দেখা আছে ভাড়া চুক্তির চেকলিস্টে।
মেশিন আসার সময়, ভাড়ার মধ্যে আর ফেরতের সময় কী করবেন? (ধাপ 7 থেকে 9)
মেশিন এলে যা ঠিক হয়েছিল তার সঙ্গে মেলান: মেক, মডেল ও সাল, সার্টিফিকেট ও তার মেয়াদ, অবস্থা, অ্যাটাচমেন্ট এবং জ্বালানির মাত্রা। তারিখসহ ছবি তুলুন। কাজ শুরুর আগেই কোনো ক্ষতি থাকলে তা লিখিয়ে নিন।
ভাড়ার সময়ে প্রতিদিন কাজ শুরুর আগে পরীক্ষা করুন: লিক, টায়ার বা ট্র্যাক, তরলের মাত্রা, কন্ট্রোল, নিরাপত্তা ব্যবস্থা ও বাতি। সৌদির গরম আর ধুলোয় কুলিং, ফিল্টার ও টায়ারের অবস্থাও খেয়াল রাখুন। মেশিন চালাবেন শুধু প্রশিক্ষিত ও অনুমোদিত লোক, আর নিরাপত্তাজনিত ত্রুটি থাকলে মেরামত না হওয়া পর্যন্ত মেশিন বন্ধ রাখুন। ত্রুটি হলে সঙ্গে সঙ্গে সাপ্লায়ারকে জানান এবং তার রেকর্ড রাখুন।
ফেরত দেওয়ার সময় মেশিনটা আপনার তোলা ছবির সঙ্গে মেলান। শেষ করার সময় আর মেশিনের অবস্থা দুই পক্ষ একসঙ্গে ঠিক করুন। চূড়ান্ত ইনভয়েস মেটানো পর্যন্ত নিজের নোট রেখে দিন। হ্যান্ডওভার ও ফেরতের চেকলিস্ট ফোনে সেভ করে রাখার মতো একটি তালিকা।
Maedah-এ এটা কীভাবে করবেন
গেস্ট হিসেবেই ছবি, স্পেসিফিকেশন ও শহরসহ লিস্ট করা মেশিন দেখতে পারবেন। কোটেশন চাইতে সাইন ইন করে একবার রিকোয়েস্ট পোস্ট করুন: মেশিন ও সংখ্যা, মানচিত্রে শহর ও সাইট, তারিখ আর শর্ত। একই প্রকল্পের কয়েকটি মেশিন একটি রিকোয়েস্টেই দেওয়া যায়।
যেসব সাপ্লায়ার ওই ক্যাটাগরির মেশিন দেন এবং ওই শহরে সেবা দেন, তাঁরা রিকোয়েস্টটি পান। কোটেশন আসে সিল করা অবস্থায়, তাই এক সাপ্লায়ার অন্যের দাম দেখতে পান না, আর সেগুলো পাশাপাশি সাজানো থাকে। কিছু অস্পষ্ট থাকলে সাপ্লায়ারের সঙ্গে চ্যাট করে জেনে নিন, তারপর একটি গ্রহণ করুন। তাতে বুকিং তৈরি হয় এবং বাকি কোটেশন বন্ধ হয়ে যায়।
