आपके पास अभी एक मेल खाती रिक्वेस्ट आई है, और हो सकता है उसी वक़्त दूसरे सप्लायर ने भी उसे देखा हो। यह गाइड किराये की कंपनियों, ओनर-ऑपरेटरों और डीलरों के लिए है। इसमें पहले घंटे का तय क्रम है, और यह चेकलिस्ट भी कि कोटेशन में क्या लिखा होना चाहिए, ताकि वह दूसरे सीलबंद कोटेशनों के मुकाबले में टिक सके।
किराये की रिक्वेस्ट का जवाब पहले घंटे में कैसे दें?
इस क्रम में काम कीजिए: पूरी रिक्वेस्ट पढ़िए, जाँचिए कि क्या आप उसे पूरा कर सकते हैं, तय कीजिए कि कौन से सवाल मायने रखते हैं, फिर अपनी मान्यताएँ लिखकर कोटेशन भेजिए और सवाल उसी की चैट में पूछिए, और जो भी जवाब मशीन, कीमत या आपकी हाँ या ना बदले, उसकी पुष्टि कीजिए। नीचे के हर हिस्से में यही क्रम है।
रिक्वेस्ट में क्या होता है, और हर हिस्सा आपको क्या बताता है?
रिक्वेस्ट एक छोटा ब्रीफ़ है। उसका हर हिस्सा अलग बात तय करता है।
| रिक्वेस्ट का हिस्सा | वह आपको क्या बताता है |
|---|---|
| मशीन और मात्रा | कौन सी इकाइयाँ आपके पास उपलब्ध होनी चाहिए, और क्या आप सभी को दे सकते हैं |
| शहर और मैप पर साइट का पिन | ट्रांसपोर्ट की दूरी, पहुँच, और क्या आप उस इलाके में सेवा देते हैं |
| शुरू और खत्म होने की तारीख | क्या आपकी मशीन पूरी अवधि के लिए खाली है |
| शर्तें | ड्राइवर, बीमा, TÜV निरीक्षण, Aramco मंज़ूरी, अत्यावश्यक |
| ग्राहक ने नोट या फ़ोटो जोड़े हों तो | साइट की हालत और कोई असामान्य बात |
एक प्रोजेक्ट रिक्वेस्ट में कई मशीनें हो सकती हैं। हर लाइन अलग से जाँचिए: हो सकता है आप तीन में से दो दे सकें, और ग्राहक को यह पता होना चाहिए कि कौन सी। साइट का पिन भी खोलकर देखिए, क्योंकि पक्के यार्ड का काम और रेगिस्तान के कच्चे रास्ते के आखिरी सिरे का काम अलग-अलग होते हैं।
क्या इस रिक्वेस्ट पर कोटेशन देना चाहिए? हाँ या ना की जाँच
सिर्फ़ वही कोटेशन दीजिए जो उन तारीखों पर, उस साइट पर और उन शर्तों के साथ आप पूरा कर सकें। जो कोटेशन बाद में वापस लेना पड़े, वह कोटेशन न देने से ज़्यादा नुकसान करता है: ग्राहक का समय जाता है और आपकी साख पर असर पड़ता है।
"नहीं" या "पक्का नहीं" को दो तरह से लीजिए। अगर बात आपकी अपनी क्षमता की है (नीचे 1, 3, 4 और 5), तो अंदर से जाँचिए। अगर फिर भी पक्का न हो, तो मना कर दीजिए और कोटेशन मत दीजिए। अगर बात काम की जानकारी की है (2: ज़मीन, रास्ता, घंटे, ईंधन, या क्या तारीखें खिसक सकती हैं), तो अपनी मान्यताएँ लिखकर कोटेशन दीजिए, लिखिए कि कीमत इन बातों की पुष्टि पर निर्भर है, और उसी कोटेशन की चैट में पूछिए।
- क्या मशीन, या उसके जैसी कोई उपयुक्त मशीन, पूरी अवधि के लिए खाली है?
- क्या आप साइट तक पहुँच सकते हैं, और क्या मशीन वहाँ काम कर सकती है?
- क्या आपके पास वह सब है जो शर्तें माँगती हैं: ऑपरेटर, वैध निरीक्षण के कागज़ात, बीमा, साइट की मंज़ूरी?
- क्या आप माँगी गई तारीख से शुरू कर सकते हैं, खासकर अत्यावश्यक रिक्वेस्ट में?
- कई मशीनें हों, तो क्या माँगी गई संख्या दे सकते हैं?
मशीन खाली न हो, तो यह उम्मीद करके कोटेशन मत भेजिए कि वह बाद में खाली हो जाएगी। अपना कैलेंडर सही रखिए। देखिए सप्लायर के लिए मशीन की उपलब्धता कैसे अपडेट रखें।
किराये की रिक्वेस्ट पर कौन से सवाल पूछने लायक हैं?
अच्छा सवाल वह है जो मशीन या कीमत बदलता हो। Maedah पर चैट आपके कोटेशन से जुड़ी होती है, इसलिए सवाल आप कोटेशन देने के बाद ही पूछ सकते हैं। इसीलिए पहले अपनी क्षमता तय कीजिए। फिर अपनी मान्यताएँ लिखकर कोटेशन भेजिए और उसी की चैट में सवाल पूछिए। इन बातों पर पूछे गए सवाल काम के होते हैं:
- ज़मीन और पहुँच: कच्ची या नरम ज़मीन, ढलान, गेट, ऊपर से गुज़रती बिजली की लाइनें, और मशीन कहाँ उतारी जाएगी।
- काम खुद: क्रेन के लिए उठाए जाने वाला वज़न, रेडियस और ऊँचाई, ताकि क्रेन का ऑपरेटर निर्माता का लोड चार्ट देखकर लिफ्ट की योजना बना सके (लोड चार्ट कैसे पढ़ें)। एक्सकेवेटर के लिए खुदाई की गहराई और पहुँच, और जनरेटर के लिए वह लोड जो उसे चलाना होगा।
- घंटे: दिन में कितने घंटे, और कितने दिन।
- ऑपरेटर और ईंधन: ऑपरेटर कौन देगा (इसके लिए देखिए ऑपरेटर शामिल है या नहीं: वेट हायर और ड्राई हायर) और ईंधन कौन देगा।
- तारीखें: क्या शुरू या खत्म होने की तारीख खिसक सकती है। अगर आप माँगी तारीखें पूरी नहीं कर सकते, तो कोटेशन में लिखिए कि कौन सी तारीखें पूरी कर सकते हैं।
सारे सवाल एक छोटे, क्रम वाले संदेश में भेजिए, ताकि ग्राहक एक बार में जवाब दे सके। जो बात रिक्वेस्ट में पहले से लिखी है, उसे दोबारा मत पूछिए। अगर किसी जवाब से आपकी हाँ या ना बदल सकती हो, तो कोटेशन में यह साफ़ लिख दीजिए।
उदाहरण के तौर पर। एक्सकेवेटर की रिक्वेस्ट पर पहला संदेश कुछ ऐसा हो सकता है: "कोटेशन इस आधार पर है कि ज़मीन पक्की और समतल है, और गेट इतना चौड़ा है कि लो-लोडर अंदर आ सके। कृपया पुष्टि करें: 1. क्या ज़मीन पक्की है, या बारिश के बाद नरम हो जाती है? नरम हो तो कीमत बदल सकती है। 2. दिन में कितने घंटे? 3. क्या ईंधन आप देंगे? 4. क्या शुरू की तारीख दो दिन खिसक सकती है?" चार छोटे सवाल, और हर एक कीमत या डिलीवरी से जुड़ा हुआ।
पूरे कोटेशन में क्या लिखा होना चाहिए?
कोटेशन की तुलना करने वाला ग्राहक यह अंदाज़ा नहीं लगा सकता कि आपके कोटेशन में क्या छूटा है। यह चेकलिस्ट इस्तेमाल कीजिए।
| कोटेशन में यह लिखिए | इसलिए ज़रूरी है |
|---|---|
| रेट और उसका आधार: प्रति दिन, प्रति सप्ताह, प्रति महीना या प्रति ट्रिप | अलग-अलग आधार पर दिए रेट की तुलना नहीं हो सकती |
| क्या शामिल है: ऑपरेटर, ईंधन, डिलीवरी और वापसी, बीमा | यही आम तौर पर अचानक आने वाले अतिरिक्त खर्च होते हैं |
| क्या शामिल नहीं है | अभी बताने से बाद में विवाद नहीं होता |
| न्यूनतम अवधि या न्यूनतम घंटे | कम रेट वाला कोटेशन लंबी न्यूनतम अवधि के साथ छोटे काम के लिए ज़्यादा महंगा पड़ सकता है |
| कोटेशन कितने दिन तक वैध है | आपकी मशीन कल किसी और बुकिंग में जा सकती है |
| शुरू होने की तारीख और मशीन कहाँ से आएगी | दिखाता है कि आपने रिक्वेस्ट ध्यान से पढ़ी है |
| भुगतान की शर्तें और समय | Maedah भुगतान का लेन-देन नहीं करता, इसलिए आप और ग्राहक इन्हें आपस में तय करते हैं |
हर बात साफ़ शब्दों में लिखिए। एक ही रेट के मतलब अलग-अलग हो सकते हैं। यह फ़र्क कहाँ होता है, यह देखने के लिए पढ़िए रेंटल रेट में क्या शामिल होता है और क्या छूट जाता है। रेट की संख्या तय करने के बारे में पढ़ना हो तो किराये की रेट रणनीति, बिना दाम की होड़ के।
उदाहरण के तौर पर। तीन हफ़्ते के लिए एक्सकेवेटर की ज़रूरत हो, तो साफ़ कोटेशन कुछ ऐसा लिखेगा: रेट प्रति दिन; ऑपरेटर, ईंधन, डिलीवरी और वापसी शामिल; बीमा शामिल नहीं; न्यूनतम दस दिन; कोटेशन सात दिन तक वैध।
रेट घटाए बिना तुलना में अलग कैसे दिखें?
कोटेशन सीलबंद आते हैं: सप्लायर एक-दूसरे के रेट नहीं देख सकते। ग्राहक उन्हें साथ-साथ देखता है, यानी रेट, क्या शामिल है, जवाब का समय और रेटिंग, और सबसे अच्छी कीमत वाला कोटेशन चिह्नित होता है। इसलिए उन चीज़ों में बढ़त बनाइए जो आपके अपने हाथ में हैं:
- पूरापन। पूरी चेकलिस्ट वाला कोटेशन चुनना ग्राहक के लिए आसान होता है, क्योंकि उसे पीछे पड़कर जानकारी नहीं माँगनी पड़ती।
- साफ़गोई। सादे और ठोस शब्द लंबे संदेश से बेहतर होते हैं। रेंटल कोटेशन की तुलना: एक जैसी शर्तों पर से पता चलता है कि ग्राहक किस बात पर नज़र डालता है।
- प्रासंगिकता। रिक्वेस्ट की वह एक बात लिखिए जो सबसे ज़्यादा मायने रखती है, जैसे साइट तक पहुँच या माँगा गया निरीक्षण।
- पहला जवाब जल्दी। आपके जवाब का समय कोटेशन के साथ दिखता है, और "फास्ट रिस्पॉन्डर" बैज असली प्रदर्शन से मिलता है।
सुरक्षा से जुड़ी किसी बात को मान कर मत चलिए। अगर ज़मीन, रास्ते या उठाने के विवरण पता नहीं हैं, तो साफ़ लिखिए कि कीमत उनकी पुष्टि पर निर्भर है।
ग्राहक जवाब दे, स्वीकार करे या मना करे, तो आगे क्या करें?
कोटेशन की चैट में ही जवाब दीजिए, ताकि तय हुए बदलाव उसी कोटेशन से जुड़े रहें। अगर ग्राहक बदलाव माँगे, जैसे नई तारीखें या घंटों की अलग सीमा, तो उसकी पुष्टि उसी चैट में लिखित में कीजिए। अगर बदलाव में शामिल चीज़ें या न्यूनतम शर्तें बदलती हों, तो नई शर्तें पूरी-पूरी लिखिए, लिखिए कि वे पहले की शर्तों की जगह लेती हैं, और ग्राहक से पुष्टि माँगिए।
जब ग्राहक कोटेशन स्वीकार करता है, तो बुकिंग बन जाती है और बाकी कोटेशन बंद हो जाते हैं। उसके बाद:
- शुरू की तारीख, साइट का संपर्क व्यक्ति और डिलीवरी की योजना चैट में पक्की कीजिए।
- अगर भुगतान की शर्तें और समय पहले से नहीं लिखे हैं, तो अभी लिखिए।
- अपनी उपलब्धता अपडेट कीजिए, ताकि उन तारीखों के लिए मशीन किसी और को न दी जाए।
- मशीन और उसके कागज़ात तैयार कीजिए, जैसे निरीक्षण प्रमाणपत्र और बीमा, और डिलीवरी से पहले उन्हें रिक्वेस्ट से मिलाकर देख लीजिए।
अगर ग्राहक मना करे या किसी और सप्लायर को चुने, तो अपनी उपलब्धता ताज़ा रखिए और आगे बढ़िए।
Maedah पर यह कैसे करें
जब आप उस श्रेणी की मशीन देते हैं और उस शहर में सेवा देते हैं, तो मेल खाती रिक्वेस्ट आपके "अवसर" में दिखती है। रिक्वेस्ट खोलिए, मशीन की लाइनें, साइट का पिन, तारीखें और शर्तें जाँचिए, फिर ऊपर बताए विवरण वाला कोटेशन भेजिए और उसकी चैट में सवाल पूछिए। अच्छी रिक्वेस्ट कैसी होती है, यह देखने के लिए पढ़िए किराये की रिक्वेस्ट में क्या लिखें, नमूने के साथ। एक्सकेवेटर (पोकलेन), क्रेन और जनरेटर की मशीनें देने वाले अपनी लिस्टिंग जोड़कर मेल खाती रिक्वेस्ट पा सकते हैं। अगर आपको खुद मशीन चाहिए, तो रिक्वेस्ट डालिए।
